Zmiana programu gabinetowego krok po kroku

Decyzja o zmianie programu zapada zwykle szybko - po awarii, podwyżce abonamentu albo po wiadomości, że z systemu dostawcy wyciekły dane. Samo przejście nie musi być jednak pospieszne ani ryzykowne. Gabinet, który zna kolejne kroki, przechodzi na nowy program spokojnie, bez przepisywania kartotek i bez dnia przestoju w przyjmowaniu pacjentów.

Ten przewodnik opisuje, jak taka zmiana wygląda w praktyce: co musisz zrobić ty, co robimy my i w którym momencie gabinet zaczyna pracę w SmartDental.

Krok 1. Rozmowa i zakres przeniesienia

Zaczynamy od prezentacji programu i rozmowy o gabinecie: ilu jest lekarzy i stanowisk, jakiego programu używasz dziś, z czego korzystasz na co dzień (SMS-y, rezerwacje online, e-recepty, e-podpis, płatności).

Na tym etapie dowiadujesz się też, co dokładnie przeniesiemy z twojego programu. Mamy gotowe narzędzia migracyjne z kilkunastu programów używanych w polskich gabinetach, a dla pozostałych uniwersalny import. Zakres zależy od tego, co da się odczytać z danych poprzedniego programu - dlatego mówimy o nim przed migracją, a nie po niej.

Najczęściej przenosimy:

• kartoteki pacjentów z danymi kontaktowymi,
• terminarz: wizyty odbyte i te już zaplanowane,
• wykonane zabiegi, rozpoznania i plany leczenia,
• diagram zębów - tam, gdzie pozwalają na to dane z poprzedniego programu,
• wpłaty, historię SMS oraz zdjęcia pacjentów.

Nie wiesz, czy obsługujemy twój program? Zapytaj nas - odpowiemy, co dokładnie da się z niego przenieść.

Krok 2. Umowa powierzenia przetwarzania danych

Zanim dotkniemy danych pacjentów, podpisujemy z gabinetem umowę powierzenia przetwarzania danych. Podpisujemy ją zawsze - niezależnie od tego, czy baza jest przenoszona na komputerze w twoim gabinecie, czy na naszych komputerach.

To nie formalność. Gabinet jest administratorem danych pacjentów i odpowiada za to, komu je udostępnia. Umowa określa, co wolno nam zrobić z danymi, w jakim celu i na jak długo. Więcej o tym, dlaczego to gabinet odpowiada za dane, piszemy w przewodniku Kto odpowiada za dane pacjentów.

Krok 3. Plik z bazą od dotychczasowego dostawcy

To jedyny krok, który należy do ciebie: poproś dotychczasowego dostawcę programu o plik z bazą danych gabinetu. Resztą zajmujemy się my.

Masz do tego pełne prawo. Gabinet jest administratorem danych, a dostawca programu przetwarza je na twoje zlecenie. Po zakończeniu współpracy musi oddać dane albo je usunąć - zależnie od tego, czego zażądasz.

Jak poprosić, żeby dostać to, czego potrzebujesz:

• Napisz na piśmie lub mailem. Odpowiedź dostawcy jest częścią dokumentacji gabinetu.
• Poproś o pełną kopię bazy, a nie o wydruki. Eksport do PDF pozwala przeczytać dokumentację, ale nie pozwala przenieść jej do innego programu.
• Poproś także o pliki pacjentów - zdjęcia, skany i dokumenty dołączone do kartotek, jeśli dostawca trzyma je osobno.
• Zapytaj o termin. Warto, żeby był konkretny, a nie "w najbliższym czasie".
• Nie wypowiadaj umowy, zanim dostaniesz plik. Kolejność jest prosta: najpierw dane, potem rezygnacja.

Krok 4. Instalacja SmartDental w gabinecie

Program instalujemy zdalnie. Baza danych SmartDental stoi w twoim gabinecie - na komputerze pełniącym rolę serwera albo na serwerze plików - a pozostałe komputery łączą się z nią w sieci gabinetu. Recepcja, gabinety lekarskie i komputer właściciela pracują na tych samych danych.

Przed instalacją warto ustalić, gdzie stanie baza i kto będzie dbał o kopię zapasową. Pomogą w tym artykuły Gdzie trzymać bazę danych SmartDental i Przygotowanie komputerów do instalacji.

Krok 5. Migracja i sprawdzenie przeniesionej bazy

Przenosimy dane do SmartDental i przekazujemy raport z migracji - zestawienie, ile pacjentów, wizyt, zabiegów i zdjęć trafiło do nowego programu.

Zanim gabinet ostatecznie przejdzie na SmartDental, sprawdzasz przeniesioną bazę sam. Nie musi to trwać długo. Wystarczy prosta lista:

Jeśli coś się nie zgadza, wyjaśniamy to przed przejściem, a nie po nim.

Krok 6. Dzień przejścia

Moment zmiany ustalamy razem. Najczęściej wygląda to tak, że jednego dnia gabinet pracuje jeszcze w starym programie, a następnego otwiera SmartDental i widzi swoich pacjentów, swoje wizyty i swoją historię leczenia.

Jeżeli między przekazaniem pliku a dniem przejścia minie więcej czasu, ustalamy, jak przenieść wizyty umówione w międzyczasie - tak, żeby nikt nie umawiał pacjentów w dwóch miejscach naraz.

Wdrożenie obejmuje zdalną instalację programu i wprowadzenie zespołu do pracy w SmartDental. Plan pierwszych dni, krok po kroku dla recepcji, lekarzy i właściciela, opisujemy w przewodniku Pierwszy tydzień w SmartDental.

Co warto zrobić od razu po przejściu

Kilka rzeczy dobrze załatwić w pierwszych dniach, bo w starym programie mogły działać "same", a w nowym trzeba je raz ustawić:

• Certyfikaty Systemu P1 do e-recept i e-skierowań. Zapytaj dotychczasowego dostawcę, czy pliki certyfikatów i hasła do nich są u ciebie. Jeśli nie - wygenerujesz je według instrukcji Certyfikaty Systemu P1.
• Bramka SMS do przypomnień i potwierdzeń wizyt - Konfiguracja komunikacji SMS.
• Konta imienne dla pracowników zamiast jednego wspólnego hasła i uprawnienia dopasowane do roli - Uprawnienia użytkowników.
• Kopia zapasowa - ustaw automatyczną archiwizację i sprawdź, czy kopia faktycznie powstaje - Kopia zapasowa danych.

Ile to kosztuje

Migracja danych jest bezpłatna i wchodzi w zakres wdrożenia. Licencję na program kupujesz jednorazowo, bez comiesięcznego abonamentu. Pierwszy rok opieki serwisowej i aktualizacji jest w cenie, a w kolejnych latach korzystasz z nich w ramach corocznego przedłużenia.

Najczęstsze pytania

Czy gabinet musi przerwać pracę na czas migracji? Nie. Do dnia przejścia pracujesz w dotychczasowym programie, a migrację i jej sprawdzenie robimy obok.

Co, jeśli dotychczasowy dostawca zwleka z wydaniem danych? Przypomnij na piśmie, że jako administrator danych żądasz ich zwrotu, i podaj termin. W międzyczasie można zacząć od instalacji i od importu listy pacjentów z pliku, a pełną historię dograć, gdy przyjdzie baza.

Czy przeniesiemy dane z programu, którego nie ma na liście? Często tak. Mamy uniwersalny import, a zakres ustalamy po zajrzeniu do danych - jeszcze przed migracją.

Kto ma dostęp do danych po przejściu? Baza jest w twoim gabinecie. My mamy do niej dostęp tylko wtedy, gdy sam uruchomisz zdalną pomoc - w zakresie opisanym w umowie powierzenia.