Czym jest raport braku obecności i odwołań?
Raport pokazuje wszystkie wpisy z terminarza, które nie zakończyły się odbytą wizytą. To jeden z najważniejszych raportów operacyjnych - każda pusta wizyta to utracony przychód i strata czasu zespołu.
Trzy kategorie:
| Kategoria |
Kolor |
Znaczenie |
| Brak obecności bez powiadomienia |
🔴 czerwony |
Pacjent nie przyszedł i nie poinformował. Najgorszy scenariusz biznesowo - fotel pusty, lekarz czeka, slot zmarnowany |
| Odwołane przez pacjenta |
szary |
Pacjent zadzwonił/SMS/online i odwołał. Mniejszy problem - można zwolnić slot dla kogoś innego |
| Odwołane przez gabinet |
szary |
Gabinet odwołał (choroba lekarza, awaria sprzętu, ważna sprawa). Manager widzi czy to nie za często |
Jak otworzyć raport?
Menu Raporty → Raporty operacyjne → Brak obecności i odwołania.
Filtry
| Filtr |
Opis |
| Zakres dat |
Presety lub własny zakres |
| Pacjent |
Konkretny pacjent (np. szukanie „recydywistów”) |
| Pracownik |
Jeden lekarz lub wszyscy |
| Gabinet |
Multi-select |
| ☐ Tylko brak obecności bez powiadomienia |
Pokazuje TYLKO twardy no-show - bez odwołań pacjenta/gabinetu |
Dashboard KPI
Pięć kafelków:
| Kafelek |
Co pokazuje |
| Wszystkie odwołania |
Suma wszystkich wpisów (no-show + odwołane przez pacjenta + przez gabinet) |
| Brak obecności bez powiadomienia (czerwony) |
Sam twardy no-show. Najczęściej śledzony wskaźnik |
| Odwołane przez pacjenta |
Liczba odwołań przez pacjenta z powiadomieniem |
| Odwołane przez gabinet |
Liczba odwołań przez gabinet |
| % braku obecności bez powiadomienia (czerwony) |
Udział twardego no-show w łącznych odwołaniach. Pokazuje „jakość komunikacji” - czy pacjenci dzwonią, czy znikają |
Sam % no-show liczony od wszystkich wizyt zaplanowanych można policzyć łącząc z Raportem finansowym lub Wykorzystaniem foteli. Typowy benchmark dla gabinetu stomatologicznego to 3-8% wizyt z brakiem obecności bez powiadomienia.
Sekcje raportu
1. Lista pojedynczych wpisów
Każdy wiersz = jedno odwołanie/nieobecność:
| Kolumna |
Opis |
| Data, Godzina, Dzień tygodnia |
Kiedy miała być wizyta |
| Pacjent + PESEL |
Kto nie przyszedł |
| Pracownik |
Do kogo była wizyta |
| Gabinet |
Gdzie |
| Kategoria |
„Brak obecności bez powiadomienia” / „Odwołane przez pacjenta” / „Odwołane przez gabinet” |
| Powód |
Konkretna nazwa ze słownika przyczyn braku obecności |
| Uwagi |
Dodatkowy komentarz wpisany przez recepcję |
Wiersze z twardym no-show (brak powiadomienia) są podświetlone na czerwono.
2. Według pracownika
Top pracowników z największą liczbą no-show. Pokazuje:
- Liczba no-show, liczba odwołań pacjenta, liczba odwołań gabinetu, suma
- % no-show w łącznych odwołaniach
Po co? Jeśli jeden lekarz ma dramatycznie więcej no-show - może problem z komunikacją recepcji do jego pacjentów (SMS-y nie dochodzą)? Może z jakimś typem pacjentów (np. NFZ) nie sprawdza się przypomnienie?
3. Według dnia tygodnia
Który dzień tygodnia ma najwięcej no-show. Często:
- Poniedziałek rano - pacjenci umawiali w piątek, zapomnieli przez weekend
- Piątek - pacjenci uciekają na weekend
- Po świętach / długich weekendach - szczyt
4. Według pory dnia
Trzy przedziały:
- Rano (do 12:00) - często rezygnacje przed pracą
- Popołudnie (12:00-16:00) - najmniej rezygnacji
- Wieczór (po 16:00) - pacjenci po pracy odwołują „nie zdążę”
Pomaga zaplanować, kiedy wysyłać SMS-przypomnienie i ile slotów dawać do bufora.
Co robić z tymi danymi?
Polityka antyno-show
- SMS-przypomnienie 24h przed wizytą - typowo zmniejsza no-show o 30-50%. Konfiguracja: Konfiguracja SMS.
- Polityka dla recydywistów - pacjenci z >2 no-show w roku → zaliczka przy umawianiu lub wpisanie do listy ostrzeżeń.
- Slot bufora - wiedząc, który dzień tygodnia / pora ma najwięcej no-show, można świadomie planować lekkie nadbukowanie.
Identyfikacja wzorców
- Pacjent z >3 no-show - manager powinien porozmawiać albo wpisać do listy bez przypomnień.
- Dzień/godzina z anomalią - np. piątek 16-17 ma 30% no-show? Może warto przesunąć grafik tych pacjentów na inną porę.
Powiązane raporty
