Co to jest?
SmartDental 2.0 pozwala wysyłać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) za pośrednictwem serwisu fakturownia.pl. Faktury wystawione w SmartDental 2.0 trafiają automatycznie do Fakturowni, a stamtąd - do KSeF.
Jak to działa?
- Wystawiasz fakturę w SmartDental 2.0
- Faktura jest automatycznie wysyłana do Twojego konta w fakturownia.pl
- fakturownia.pl przesyła fakturę do KSeF (jeśli włączono automatyczną wysyłkę)
- SmartDental 2.0 otrzymuje potwierdzenie wysłania
Wymagania
- Aktywne konto w serwisie fakturownia.pl (dowolny plan - Micro, Start lub wyższy)
- Wygenerowany Token API w Fakturowni
- Aktywna integracja z KSeF w panelu Fakturowni
Konfiguracja krok po kroku
- Wejdź na stronę fakturownia.pl i załóż konto
- Wybierz plan odpowiedni do Twoich potrzeb - każdy plan obsługuje KSeF
- Uzupełnij dane swojej firmy (NIP, adres, dane kontaktowe)
Krok 2 - Włącz KSeF w Fakturowni
- Zaloguj się do fakturownia.pl
- Przejdź do Ustawienia → Ustawienia KSeF → Ustawienia
- Kliknij Włącz KSeF
- Kreator przeprowadzi Cię przez konfigurację:
- Ile firm posiadasz - wybierz, czy masz jedną firmę, czy więcej
- Rodzaj działalności - wybierz odpowiednią opcję:
- Spółki i inne formy podmiotów z kwalifikowaną pieczęcią - jeśli Twoja firma posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną
- JDG i/lub spółki i inne podmioty z ZAW-FA - jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub potrzebujesz pełnomocnictwa ZAW-FA
- Po zakończeniu kreatora przeprowadź uwierzytelnienie w KSeF zgodnie z wyświetloną instrukcją
W przypadku spółek bez pieczęci kwalifikowanej konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym oraz nadanie uprawnień w KSeF dla siebie i pracowników.
- Po pomyślnym uwierzytelnieniu skonfiguruj ustawienia wysyłki:
- Automatycznie wysyłaj dokumenty do KSeF - zalecamy wyłączenie. O wysyłce decyduje wtedy SmartDental 2.0 przy każdym dokumencie osobno (patrz Krok 4).
- Walidacja struktury podczas wystawiania dokumentu - zalecamy wyłączenie przy wystawianiu dokumentów przez API (czyli przez SmartDental 2.0)
automatyczna wysyłka w Fakturowni obejmuje wszystkie zapisane dokumenty, także te wystawione przez SmartDental. Gdy jest włączona, ustawienie Nie wysyłaj do KSEF faktur na osoby fizyczne w SmartDental nie zadziała - Fakturownia wyśle taką fakturę sama, zaraz po zapisaniu. Jeśli chcesz z niego korzystać, wyłącz automatyczną wysyłkę po stronie Fakturowni i zostaw zaznaczone Wysyłaj do KSEF automatycznie w SmartDental.
Upewnij się, że status połączenia przy Twoim NIP-ie pokazuje Połączone.
Krok 3 - Wygeneruj Token API w Fakturowni
- W panelu fakturownia.pl przejdź do Ustawienia → Ustawienia konta → Integracja → Zobacz API tokeny
- Kliknij Dodaj nowy Token
- Ustaw:
- Rodzaj: Token
- Opis: np.
SmartDental
- Kliknij Zapisz
- Skopiuj wygenerowany token - będzie potrzebny w kolejnym kroku
Token API umożliwia dostęp do wszystkich danych w Twoim koncie Fakturowni. Nie udostępniaj go osobom trzecim.
Krok 4 - Skonfiguruj połączenie w SmartDental 2.0
- Przejdź do Ustawienia → KSEF
- Kliknij przycisk Dodaj (ikona +)
- Wypełnij formularz:
- Token API - wklej token skopiowany z Fakturowni
- Nazwa konta - wpisz nazwę swojego konta (subdomena z Fakturowni, np. jeśli Twój adres to
gabinet.fakturownia.pl, wpisz gabinet)
- Aktywny - zaznacz, aby włączyć integrację
- Wysyłaj do KSEF automatycznie - zaznacz, jeśli chcesz, aby faktury były automatycznie wysyłane do KSeF przez Fakturownię
- Nie wysyłaj do KSEF faktur na osoby fizyczne - zaznacz, jeśli do KSeF mają trafiać tylko faktury na firmy. Wymaga wyłączenia automatycznej wysyłki po stronie konta Fakturowni (Krok 2), inaczej Fakturownia wyśle wszystko sama.
- Dotyczy placówki - wybierz placówki, których dotyczy to konto Fakturowni
- Kliknij Zapisz
Jeśli masz wiele placówek, możesz dodać osobne konta Fakturowni i przypisać je do różnych placówek.
Kto nadaje numer faktury
Domyślnie numer faktury nadaje SmartDental (numeracja lokalna), a Fakturownia otrzymuje gotowy dokument z tym numerem.
Jeżeli wolisz, żeby numery nadawała Fakturownia:
- Przejdź do Ustawienia → Numeracja dokumentów | Stawki VAT
- Wybierz serię numeracji używaną przez placówkę i kliknij Edytuj
- Zaznacz Numery nadaje Fakturownia i zapisz
Wtedy numer nadany przez Fakturownię staje się numerem dokumentu w SmartDental, pole numeru w oknie wpłaty jest ukryte (numer pojawia się po odpowiedzi z Fakturowni), a lokalny licznik nie jest zużywany.
Dwa podmioty na jednym programie
Jeżeli w gabinecie fakturuje więcej niż jeden podatnik (np. spółka i jednoosobowa działalność lekarza):
- dodaj osobne konto Fakturowni dla każdego podmiotu i przypisz je do właściwej placówki (pole Dotyczy placówki),
- w oknie wpłaty wybierz właściwego Wystawcę - to on decyduje, na które konto Fakturowni trafi faktura i z której serii pochodzi jej numer.
Wystawca zapisuje się razem z dokumentem, więc ponowna wysyłka do KSeF zawsze idzie na konto tego podmiotu, który dokument wystawił.
Codzienna praca
Po skonfigurowaniu integracji faktury wystawiane w SmartDental 2.0 trafiają automatycznie do Fakturowni.
- Wysyłaj do KSEF automatycznie włączone - faktura trafia jednocześnie do KSeF
- Wysyłaj do KSEF automatycznie wyłączone - faktura trafia do Fakturowni, ale do KSeF musisz ją wysłać ręcznie z poziomu panelu Fakturowni
Faktury dla osób fizycznych
Zaznaczenie Nie wysyłaj do KSEF faktur na osoby fizyczne sprawia, że do KSeF idą tylko faktury na firmę. Pozostałe zostają w Fakturowni i dostają status KSeF: Wyłączono. Tak samo traktowane są ich korekty - korektę do takiej faktury wystawia się normalnie, program nie czeka na potwierdzenie z KSeF, którego ta faktura nigdy nie dostanie.
O tym, czy faktura jest „na firmę", decyduje zaznaczenie danych firmy w oknie wpłaty, a nie sam NIP wpisany w kartotece pacjenta. Faktura na opiekuna liczy się jako faktura dla osoby fizycznej.
to ustawienie działa tylko wtedy, gdy na koncie Fakturowni wyłączona jest automatyczna wysyłka dokumentów do KSeF (Krok 2). Wysyłka ustawiona w Fakturowni obowiązuje dla całego konta i obejmuje także faktury wystawione przez SmartDental 2.0 - program nie ma jak jej zatrzymać. Jeśli mimo zaznaczonej opcji faktura dla pacjenta trafi do KSeF, program pokaże o tym komunikat: przyczyna jest po stronie ustawień konta Fakturowni.
Dodatkowy opis na fakturze
Treść wpisana w oknie wpłaty w polu Dodatkowe informacje (do 500 znaków) idzie razem z dokumentem do Fakturowni i do KSeF - jako dodatkowy opis faktury. Na wydruku pojawia się w osobnym bloku, a w KSeF w polu przeznaczonym na dodatkowe informacje.
To jedyne miejsce, w którym można przekazać przy fakturze coś, czego jej struktura nie przewiduje - np. imię i nazwisko pacjenta przy fakturze wystawionej na firmę lub opiekuna.
Struktura faktury KSeF nie ma osobnego pola na PESEL pacjenta. Jeśli płatnik go wymaga, wpisz go w Dodatkowe informacje - trafi do dodatkowego opisu. Zobacz też Rozliczanie pacjenta.
