Co to jest?
SmartDental 2.0 pozwala wysyłać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) za pośrednictwem serwisu fakturownia.pl. Faktury wystawione w SmartDental 2.0 trafiają automatycznie do Fakturowni, a stamtąd - do KSeF.
Jak to działa?
- Wystawiasz fakturę w SmartDental 2.0
- Faktura jest automatycznie wysyłana do Twojego konta w fakturownia.pl
- fakturownia.pl przesyła fakturę do KSeF (jeśli włączono automatyczną wysyłkę)
- SmartDental 2.0 otrzymuje potwierdzenie wysłania
Wymagania
- Aktywne konto w serwisie fakturownia.pl (dowolny plan - Micro, Start lub wyższy)
- Wygenerowany Token API w Fakturowni
- Aktywna integracja z KSeF w panelu Fakturowni
Konfiguracja krok po kroku
- Wejdź na stronę fakturownia.pl i załóż konto
- Wybierz plan odpowiedni do Twoich potrzeb - każdy plan obsługuje KSeF
- Uzupełnij dane swojej firmy (NIP, adres, dane kontaktowe)
Krok 2 - Włącz KSeF w Fakturowni
- Zaloguj się do fakturownia.pl
- Przejdź do Ustawienia → Ustawienia KSeF → Ustawienia
- Kliknij Włącz KSeF
- Kreator przeprowadzi Cię przez konfigurację:
- Ile firm posiadasz - wybierz, czy masz jedną firmę, czy więcej
- Rodzaj działalności - wybierz odpowiednią opcję:
- Spółki i inne formy podmiotów z kwalifikowaną pieczęcią - jeśli Twoja firma posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną
- JDG i/lub spółki i inne podmioty z ZAW-FA - jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub potrzebujesz pełnomocnictwa ZAW-FA
- Po zakończeniu kreatora przeprowadź uwierzytelnienie w KSeF zgodnie z wyświetloną instrukcją
W przypadku spółek bez pieczęci kwalifikowanej konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym oraz nadanie uprawnień w KSeF dla siebie i pracowników.
- Po pomyślnym uwierzytelnieniu skonfiguruj ustawienia wysyłki:
- Automatycznie wysyłaj dokumenty do KSeF - włącz, jeśli chcesz, aby faktury trafiały do KSeF automatycznie
- Walidacja struktury podczas wystawiania dokumentu - zalecamy wyłączenie przy wystawianiu dokumentów przez API (czyli przez SmartDental 2.0)
Upewnij się, że status połączenia przy Twoim NIP-ie pokazuje Połączone.
Krok 3 - Wygeneruj Token API w Fakturowni
- W panelu fakturownia.pl przejdź do Ustawienia → Ustawienia konta → Integracja → Zobacz API tokeny
- Kliknij Dodaj nowy Token
- Ustaw:
- Rodzaj: Token
- Opis: np.
SmartDental
- Kliknij Zapisz
- Skopiuj wygenerowany token - będzie potrzebny w kolejnym kroku
Token API umożliwia dostęp do wszystkich danych w Twoim koncie Fakturowni. Nie udostępniaj go osobom trzecim.
Krok 4 - Skonfiguruj połączenie w SmartDental 2.0
- Przejdź do Ustawienia → KSEF
- Kliknij przycisk Dodaj (ikona +)
- Wypełnij formularz:
- Token API - wklej token skopiowany z Fakturowni
- Nazwa konta - wpisz nazwę swojego konta (subdomena z Fakturowni, np. jeśli Twój adres to
gabinet.fakturownia.pl, wpisz gabinet)
- Aktywny - zaznacz, aby włączyć integrację
- Wysyłaj do KSEF automatycznie - zaznacz, jeśli chcesz, aby faktury były automatycznie wysyłane do KSeF przez Fakturownię
- Dotyczy placówki - wybierz placówki, których dotyczy to konto Fakturowni
- Kliknij Zapisz
Jeśli masz wiele placówek, możesz dodać osobne konta Fakturowni i przypisać je do różnych placówek.
Kto nadaje numer faktury
Domyślnie numer faktury nadaje SmartDental (numeracja lokalna), a Fakturownia otrzymuje gotowy dokument z tym numerem.
Jeżeli wolisz, żeby numery nadawała Fakturownia:
- Przejdź do Ustawienia → Numeracja dokumentów | Stawki VAT
- Wybierz serię numeracji używaną przez placówkę i kliknij Edytuj
- Zaznacz Numery nadaje Fakturownia i zapisz
Wtedy numer nadany przez Fakturownię staje się numerem dokumentu w SmartDental, pole numeru w oknie wpłaty jest ukryte (numer pojawia się po odpowiedzi z Fakturowni), a lokalny licznik nie jest zużywany.
Dwa podmioty na jednym programie
Jeżeli w gabinecie fakturuje więcej niż jeden podatnik (np. spółka i jednoosobowa działalność lekarza):
- dodaj osobne konto Fakturowni dla każdego podmiotu i przypisz je do właściwej placówki (pole Dotyczy placówki),
- w oknie wpłaty wybierz właściwego Wystawcę - to on decyduje, na które konto Fakturowni trafi faktura i z której serii pochodzi jej numer.
Wystawca zapisuje się razem z dokumentem, więc ponowna wysyłka do KSeF zawsze idzie na konto tego podmiotu, który dokument wystawił.
Codzienna praca
Po skonfigurowaniu integracji faktury wystawiane w SmartDental 2.0 trafiają automatycznie do Fakturowni.
- Wysyłaj do KSEF automatycznie włączone - faktura trafia jednocześnie do KSeF
- Wysyłaj do KSEF automatycznie wyłączone - faktura trafia do Fakturowni, ale do KSeF musisz ją wysłać ręcznie z poziomu panelu Fakturowni
