Czym jest raport retencji pacjentów?
Raport pokazuje ile procent nowych pacjentów wraca w określonych odstępach czasu od pierwszej wizyty. To wskaźnik jakości opieki i marketingu — niska retencja oznacza, że pacjenci nie wracają (niezadowoleni? nie przypominamy się?).
Drugi panel: lista pacjentów utraconych — tych, którzy mieli wizyty, ale od dłuższego czasu nie wracają. To lista do działań marketingowych (telefon, SMS-zachęta).
Jak czytać kohorty?
Kohorta = grupa pacjentów, którzy mieli pierwszą wizytę w tym samym miesiącu.
Retencja kohorty po X miesiącach = jaki procent kohorty wrócił przynajmniej raz w ciągu X miesięcy od pierwszej wizyty.
Przykład:
- Kohorta „2026-01”: 20 pacjentów miało pierwszą wizytę w styczniu 2026
- Z nich 15 wróciło w ciągu 3 miesięcy → retencja 3m = 75%
- 18 wróciło w ciągu 12 miesięcy → retencja 12m = 90%
Krzywa retencji powinna rosnąć z czasem (im więcej czasu, tym więcej szans na powrót). Jeśli się nasyca (np. po 6m i 12m mamy te same 60%) — pozostałe 40% to bezpowrotnie utraceni.
Jak otworzyć raport?
Menu Raporty → Raporty operacyjne → Retencja pacjentów.
Filtry
| Filtr |
Opis |
| Zakres dat |
Okres, w którym wybrani pacjenci mieli pierwszą wizytę |
| Gabinet |
Multi-select |
| Próg utraty (miesiące) |
Po ilu miesiącach bez wizyty pacjent jest „utracony” (domyślnie 12) |
Wskazówka: Aby zobaczyć pełną krzywą do 12m, ustaw zakres co najmniej rok wstecz. Domyślnie raport ustawia „Ostatni rok”.
Dashboard KPI
| Kafelek |
Co pokazuje |
| Pacjentów w kohortach |
Łączna liczba pacjentów z pierwszą wizytą w wybranym okresie |
| Średnia retencja 3m (niebieski) |
Ważona % pacjentów, którzy wrócili w ciągu 3 miesięcy |
| Średnia retencja 12m (zielony) |
Ważona % pacjentów, którzy wrócili w ciągu 12 miesięcy |
| Pacjentów utraconych (czerwony) |
Liczba pacjentów spełniających kryterium utraty (ostatnia wizyta dawniej niż próg utraty) |
Typowe benchmarki dla gabinetu stomatologicznego:
- Retencja 3m: 40–60% (po wstępnej wizycie / planie leczenia)
- Retencja 6m: 60–80% (kontrola po pół roku)
- Retencja 12m: 70–90% (z higienistką i kontrolą roczną)
Niska retencja 12m (<60%) sugeruje problem: pacjenci nie czują że gabinet o nich pamięta. Rozwiązanie: kampania SMS-przypomnienia po 6 miesiącach.
Sekcje raportu
1. Tabela kohort
| Kolumna |
Opis |
| Miesiąc kohorty |
Miesiąc pierwszej wizyty pacjentów w kohorcie |
| Pierwsze wizyty |
Wielkość kohorty |
| Powrót w 1/3/6/12/24 mies. |
% kohorty, która wróciła w danym oknie |
Po co? Manager widzi, czy retencja się poprawia w czasie. Jeśli kohorty z 2025 mają retencję 12m = 70%, a kohorty z 2026 = 85% — coś poprawiło się w gabinecie (lepsza obsługa? SMS-y?).
2. Pacjenci utraceni
Lista pacjentów, którzy:
- Mieli przynajmniej jedną wizytę (są aktywni w bazie)
- Ostatnia wizyta była dawniej niż próg utraty (domyślnie 12 miesięcy)
Dla każdego pacjenta:
| Kolumna |
Opis |
| Pacjent + PESEL |
Identyfikacja |
| Pierwsza wizyta |
Kiedy zaczął chodzić |
| Ostatnia wizyta |
Kiedy zniknął |
| Mies. od ost. wiz. |
Ile miesięcy bez kontaktu |
| Liczba wizyt |
Ile w sumie był u nas |
| Pracownik |
Lekarz ostatniej wizyty (kto go „prowadził”) |
| Wartość pacjenta |
LTV — łączny przychód od tego pacjenta |
Po co?
- Telefon zwrotny / SMS — dużo łatwiej i taniej odzyskać byłego pacjenta niż zdobyć nowego
- Identyfikacja wzorca — jeśli lekarz X ma dużo utraconych pacjentów, może problem leży po jego stronie
- Sortowanie po LTV — przede wszystkim odzyskaj pacjentów wysokowartościowych
Strategia odzyskiwania
Telefon zwrotny
Top 20 pacjentów utraconych z najwyższym LTV → recepcja dzwoni:
„Dzień dobry, dawno Pana nie widzieliśmy. Chciałem przypomnieć o kontroli i zapytać czy wszystko w porządku z wcześniejszym leczeniem.”
Konwersja ~30% (z literatury marketingowej dla gabinetów).
Kampania SMS
Pacjenci utraceni 12–24 miesiące temu → SMS:
"Dzień dobry, czas na kontrolę! Umów wizytę: [link]. Pierwszy przegląd po roku przerwy gratis."
Konwersja niższa (~10%), ale przy 100 pacjentach to 10 wizyt.
Ograniczenia raportu
- Pierwsza wizyta kiedykolwiek w bazie — nie tylko w okresie filtra. Jeśli pacjent miał pierwszą wizytę w 2010, ale wybrałeś okres 2025-2026, w kohorcie 2025 go nie zobaczysz (jest „stary” pacjent).
- Próg utraty stały dla wszystkich — w rzeczywistości pacjent po implancie powinien wrócić co rok, po wypełnieniu co pół roku. Raport tego nie rozróżnia.
Powiązane raporty
