Ułatwienia dostępu
Konfiguracja terminarza online, udostępnianie wolnych terminów oraz obsługa rezerwacji internetowych - potwierdzanie i wprowadzanie wizyt
Terminarz online umożliwia pacjentom samodzielne rezerwowanie wizyt przez internet (np. z widgetu rezerwacji na stronie gabinetu). Wolne terminy, które udostępnisz w SmartDental, są widoczne dla pacjentów online, a złożone przez nich rezerwacje pojawiają się bezpośrednio w terminarzu programu.
Po stronie SmartDental obsługa sprowadza się do trzech kroków:
Otwórz Ustawienia → Terminarz online.
Uzupełnij parametry połączenia (otrzymasz je przy wdrożeniu modułu rezerwacji):
Następnie:
Jeśli test połączenia zakończy się błędem, sprawdź poprawność adresu, portu i danych logowania. Przełącznik Używaj zostanie automatycznie wyłączony, dopóki połączenie nie będzie działać.
Aby pacjenci mogli rezerwować wizyty, musisz najpierw udostępnić wolne terminy.
W terminarzu kliknij prawym przyciskiem myszy na pustym miejscu kalendarza i wybierz Nowy wolny termin online. Termin oznaczony jako wolny (kolor zielony) staje się widoczny dla pacjentów w module rezerwacji.
Wolne terminy online oznaczone są ikoną globusa. Klikając prawym przyciskiem na wolny termin możesz go edytować lub usunąć.
Gdy pacjent zarezerwuje wizytę, pojawia się ona w terminarzu jako rezerwacja online. Dalsza obsługa zależy od trybu pracy modułu rezerwacji (ustawienie Wymagaj potwierdzenia rezerwacji w programie SmartDental, konfigurowane po stronie modułu rezerwacji online / przez administratora).
Dostępne są dwa tryby:
Rezerwacja oczekująca na potwierdzenie wyświetla się w terminarzu w kolorze czerwonym. Kliknij na nią prawym przyciskiem myszy - dostępne są opcje:
Po wybraniu Potwierdź rezerwację online otworzy się okno z danymi rezerwacji.
Rezerwacja zostanie zapisana jako lokalna wizyta w terminarzu, a pacjent (jeśli ma skonfigurowany adres e-mail) otrzyma potwierdzenie.
Po wybraniu Odmów rezerwację online możesz podać powód odwołania. Pacjent otrzyma e-mail z informacją o odrzuceniu rezerwacji.
Gdy moduł rezerwacji online nie wymaga potwierdzania, rezerwacje trafiają do gabinetu jako już potwierdzone. SmartDental obsługuje je na dwa sposoby, zależnie od tego, czy pacjent jest powiązany z lokalną kartą.
Jeśli pacjent rezerwujący wizytę jest już powiązany z kartą pacjenta w SmartDental, wizyta zostaje automatycznie zapisana w terminarzu jako lokalna wizyta - dokładnie tak, jak po ręcznym potwierdzeniu. Nie wymaga to żadnej akcji ze strony pracownika.
Tak utworzona wizyta jest oznaczona ikoną globusa, tak jak każda wizyta pochodząca z rezerwacji online.
Jeśli rezerwujący pacjent nie jest powiązany z żadną lokalną kartą, wizyta pojawia się w terminarzu z dopiskiem „Do wprowadzenia" i ikoną globusa. Wymaga ona ręcznego wprowadzenia, aby przypisać ją do właściwej karty pacjenta.
Kliknij na taką wizytę prawym przyciskiem myszy i wybierz Wprowadź rezerwację online.
Otworzy się okno (podobne do okna potwierdzania rezerwacji):
Wizyta zostanie zapisana jako lokalna wizyta i przypisana do wskazanej karty pacjenta.
Po powiązaniu pacjenta jego kolejne rezerwacje online (przy wyłączonym wymaganym potwierdzeniu) będą już zapisywane automatycznie.
Rezerwacja online się nie pojawia - co sprawdzić? Upewnij się, że w Ustawieniach → Terminarz online połączenie jest poprawne (przycisk Sprawdź ustawienia) i włączony jest przełącznik Używaj. Sprawdź też, czy w widoku terminarza wybrany jest właściwy pracownik i dzień.
Czym różni się "Potwierdź rezerwację online" od "Wprowadź rezerwację online"? "Potwierdź" pojawia się dla rezerwacji oczekujących na decyzję (tryb z wymaganym potwierdzeniem). "Wprowadź rezerwację online" pojawia się dla rezerwacji już potwierdzonych przez moduł online, gdy pacjent nie jest jeszcze powiązany z lokalną kartą. W obu przypadkach efektem zapisu jest lokalna wizyta przypisana do pacjenta.
Gdzie ustawia się, czy rezerwacje wymagają potwierdzenia? To ustawienie konfigurowane jest po stronie modułu rezerwacji online (przez administratora). SmartDental automatycznie dostosowuje sposób obsługi rezerwacji do tego ustawienia.
