Ułatwienia dostępu
Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu zarządzania gabinetem
Jak rozliczać wizyty pacjentów - wpłaty, saldo, dokumenty sprzedaży, formy płatności
Po zakończeniu wizyty lekarz rejestruje wykonane procedury wraz z cenami. Kwota do zapłaty za wizytę automatycznie powiększa saldo pacjenta. Rozliczenie polega na przyjęciu wpłaty i wystawieniu dokumentu sprzedaży.
Dostęp do rozliczeń wymaga uprawnienia Kasa - Rozliczanie pacjentów w ustawieniach pracownika.
Zakładka Rozliczenia w karcie pacjenta składa się z dwóch głównych obszarów:
Tabela z listą wizyt pacjenta i ich wartościami:
| Kolumna | Opis |
|---|---|
| Data wizyty | Data wizyty |
| Wartość | Kwota do zapłaty za wizytę |
Tabela z listą wpłat i powiązanych dokumentów:
| Kolumna | Opis |
|---|---|
| Data | Data dokumentu |
| Dokumenty | Nazwa i numer dokumentu sprzedaży |
| Rodzaj płatności | Forma płatności na dokumencie |
| Wartość | Wartość dokumentu |
| Data wpłaty | Data dokonania wpłaty |
| Sposób wpłaty | Forma wpłaty (Gotówka, Karta, Przelew itp.) |
| Wpłata | Kwota wpłacona |
| Opis | Opis płatności |
| Pracownik | Pracownik przypisany do wpłaty |
| Kategoria | Kategoria wpłaty (Standardowa, Zaliczka na plan leczenia itp.) |
| Plan leczenia | Plan leczenia powiązany z wpłatą (dla zaliczek) |
| KSeF | Status wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur |
W prawym górnym rogu zakładki znajdują się przyciski:
W górnej części zakładki wyświetlane jest podsumowanie finansowe pacjenta:
Saldo pacjenta to bilans jego wpłat i należności za wizyty. Program automatycznie oblicza saldo i oznacza je kolorem:
Saldo aktualizuje się automatycznie z każdą zarejestrowaną wizytą i każdą wpłatą.
Saldo ogólne i saldo planów leczenia to dwa niezależne bilanse. Szczegółowy opis w artykule Saldo pacjenta i plany leczenia.
SmartDental obsługuje następujące sposoby wpłaty:
Sposób wpłaty wybiera się w polu Sposób wpłaty na formularzu wpłaty. Na dokumencie sprzedaży odpowiadające pole to Rodzaj płatności.
Po wybraniu sposobu wpłaty Bon upominkowy lub Karnet zabiegowy pojawi się dodatkowa sekcja, w której należy wskazać konkretny bon lub karnet pacjenta.
System rozróżnia cztery kategorie wpłat, które wpływają na odpowiednie saldo:
| Kategoria | Wpływa na |
|---|---|
| Standardowa | Saldo ogólne |
| Zaliczka ogólna | Saldo ogólne |
| Rozliczenie zaliczki | Saldo ogólne |
| Zaliczka na plan leczenia | Saldo planów leczenia |
Kategorię wybiera się w polu Kategoria na formularzu wpłaty. Po wybraniu kategorii Zaliczka na plan leczenia uaktywni się pole wyboru planu leczenia, do którego ma zostać przypisana wpłata.
Zaliczka ogólna i zaliczka na plan leczenia to dwa różne rodzaje zaliczek - trafiają do osobnych sald i są rozliczane niezależnie. Szczegóły w artykule Saldo pacjenta i plany leczenia.
Każdą wpłatę można przypisać do pracownika - służy do tego pole Przypisz pracownikowi na formularzu wpłaty. Program wypełnia je automatycznie na podstawie dzisiejszych wizyt pacjenta:
Przypisanie wpłaty do pracownika nie jest podstawą rozliczeń ani prowizji. Służy do sprawdzenia, kto jakie wpłaty przyjął - przede wszystkim przy rozliczaniu kasy gabinetowej na koniec dnia (ile gotówką, ile kartą, u którego pracownika). Rozliczenia lekarzy liczą się z wykonanych procedur - zobacz Raport rozliczeń pracowników.
Gdy pacjent był tego dnia u kilku lekarzy, a chcesz, żeby w kasie było widać, ile przypadło każdemu z nich, użyj przycisku Zapisz i dodaj wpłatę dla: [nazwisko] pod rozpiską:
W tabeli wpłat powstaną dwie osobne pozycje, każda z własnym pracownikiem.
Jeśli pacjent chce fakturę, a podział wpłat między lekarzy ma zostać zachowany - najpierw zarejestruj obie wpłaty (bez dokumentu, ewentualnie z paragonem fiskalnym), a dopiero potem wystaw na ich podstawie jedną fakturę. Dodaj nową pozycję, zaznacz Dotyczy wcześniejszych wpłat/paragonów, wskaż obie wpłaty i zapisz - powstanie jeden dokument obejmujący całość, a przypisanie wpłat do pracowników zostanie nienaruszone.
Przycisk rozdzielania jest aktywny tylko dla wpłaty bez faktury czy rachunku (paragon fiskalny go nie blokuje). Dwie wpłaty oznaczałyby bowiem dwa dokumenty na jedną płatność pacjenta - dlatego dokument wystawia się później, sposobem opisanym powyżej.
Przy rozliczaniu pacjenta można wystawić dokument sprzedaży. W oknie wpłaty zaznacz checkbox Chcę wystawić Fakturę | Rachunek | Paragon i wybierz typ dokumentu z listy rozwijanej:
Dodatkowe opcje (checkboxy poniżej listy dokumentu):
Przy wystawianiu faktury, rachunku lub paragonu można wybrać, kto jest jej formalnym odbiorcą:
Dane firmy i opiekuna wprowadza się wcześniej w karcie pacjenta, w zakładce Dane do faktury. Muszą być uzupełnione wszystkie wymagane pola adresowe (ulica, kod pocztowy, miasto) - bez nich program nie wystawi faktury i wyświetli komunikat o brakujących polach.
Opcja Opiekun/rodzic jest typowo używana, gdy pacjentem jest dziecko lub osoba pod opieką prawną, a fakturę ma otrzymać rodzic/opiekun. Na wydrukach pojawia się wtedy PESEL opiekuna, a nie PESEL pacjenta.
Jeżeli w programie pracuje więcej niż jeden podmiot (np. spółka i jednoosobowa działalność lekarza), w oknie wpłaty - obok dat sprzedaży i wystawienia - pojawia się pole Wystawca. Wskazujesz w nim gabinet, w imieniu którego wystawiany jest dokument.
Przy jednym podmiocie pole Wystawca jest ukryte - nie ma z czego wybierać. Konfiguracja: Numeracja dokumentów i serie numeracji.
Każdy dokument zawiera automatycznie nadany numer, datę wystawienia, datę sprzedaży, rodzaj płatności oraz listę pozycji (usług). Pozycje można dodać z listy usług. Format numeru ustawiasz w Ustawienia → Numeracja dokumentów | Stawki VAT - zobacz Numeracja dokumentów i serie numeracji.
Każda pozycja na dokumencie zawiera: nazwę usługi, stawkę PTU, stawkę VAT, cenę jednostkową, ilość i wartość.
Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na wystawionym dokumencie w tabeli Wystawione dokumenty sprzedaży dostępne są dodatkowe opcje:
Fakturę końcową wystawia się przez opcję Następna faktura zaliczkowa - program automatycznie rozliczy wcześniejsze zaliczki. Fakturę korygującą wystawia się analogicznie - kliknij prawym przyciskiem na dokumencie i wybierz Faktura korygująca. Jeśli gabinet korzysta z integracji z KSeF, faktury mogą być automatycznie wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur - szczegóły w artykule KSeF - integracja z fakturownia.pl.
Faktura zaliczkowa dokumentuje częściową wpłatę na poczet zamówienia (umowy). Kolejne wpłaty dokumentuje się kolejnymi fakturami zaliczkowymi, a pełne rozliczenie - fakturą końcową.
Faktura zaliczkowa jest zgodna z art. 106f ustawy o VAT:
Fakturę zaliczkową można wystawić z dowolną formą płatności - gotówką, kartą lub przelewem. Sposób wpłaty zmienia się w polu Sposób płatności na dokumencie.
Pozostałe saldo zamówienia oraz "pozostało do zapłaty" liczone są z kwot zaliczek (a nie z faktycznych wpłat), dzięki czemu zaliczki płacone przelewem są poprawnie uwzględniane w łańcuchu.
Gdy saldo zamówienia osiągnie zero (ostatnia zaliczka pokrywa wszystko), faktura zaliczkowa jednocześnie zamyka łańcuch. Opcjonalnie można wystawić osobną Fakturę końcową rozliczającą wszystkie wcześniejsze zaliczki.
Jeśli zaznaczysz Paragon fiskalny przy fakturze zaliczkowej, na paragonie wydrukuje się:
Przy fakturze końcowej paragon pokazuje linię "Rozliczenie usługi po zaliczkach" z pozostałą kwotą do zapłaty.
Na paragonie fiskalnym dokumentuje się faktyczną wpłatę, a nie pełną wartość zamówienia. To wymóg ustawowy - paragon fiskalny musi odpowiadać kwocie, którą pacjent zapłacił w danym momencie.
SmartDental obsługuje drukowanie paragonów na drukarkach fiskalnych Posnet i Novitus. Po wystawieniu paragonu program automatycznie wysyła wydruk na podłączoną drukarkę.
Gdy wystawiasz fakturę z formą płatności Przelew, ale pacjent płaci część kwoty na wizycie (gotówką lub kartą), paragon automatycznie uwzględnia obie formy płatności:
Dzięki temu paragon fiskalnie bilansuje się do pełnej wartości faktury, a na kasie pozostaje tylko faktycznie wpłacona kwota. Dotyczy obu drukarek (Posnet i Novitus).
Opcje Paragon fiskalny i Drukuj NIP są dostępne tylko wtedy, gdy w ustawieniach programu włączono obsługę drukarki fiskalnej.
Jeśli pacjent wpłaca tylko część należności, saldo ogólne pozostanie czerwone (niedopłata). Kolejna wpłata pomniejszy zaległość.
Jeśli pacjent realizuje plan leczenia, rozliczenie przebiega inaczej:
Saldo ogólne i saldo planów leczenia to dwa niezależne bilanse. Szczegółowy opis w artykule Saldo pacjenta i plany leczenia.
Zbiorcze rozliczenia lekarzy (przychody, prowizje, rabaty) są dostępne w menu Raporty → Raport rozliczeń pracowników. W jednym oknie widać wszystkich lekarzy z kwotą do wypłaty, a po kliknięciu można wydrukować szczegółowe rozliczenie albo wysłać je mailem. Szczegóły w artykule Raport rozliczeń pracowników. Dla menedżera/właściciela: ogólny widok kondycji finansowej gabinetu w Raporcie finansowym gabinetu.
Dostęp do modułu rozliczeń jest kontrolowany przez uprawnienia w kategorii Kasa:
