Ważne: od wersji 4.1.7.5 włączanie 2FA jest czasowo wstrzymane. Przebudowujemy sposób
przechowywania kluczy 2FA, żeby działał tak samo na każdym komputerze gabinetu. Do tego czasu
przycisk Konfiguruj 2FA nie jest dostępny. Pracownicy, którzy mają 2FA włączone, logują się
z kodem jak dotąd i mogą je wyłączyć. Opis konfiguracji poniżej zostawiamy na czas po przebudowie.
Co to jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe?
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) to dodatkowa warstwa zabezpieczeń przy logowaniu do programu SmartDental 2.0. Po włączeniu 2FA, oprócz standardowego hasła, podczas logowania wymagane jest podanie jednorazowego 6-cyfrowego kodu generowanego przez aplikację na telefonie.
Dzięki temu, nawet jeśli ktoś pozna Twoje hasło, nie będzie mógł zalogować się do programu bez dostępu do Twojego telefonu.
Wymagania
- Pracownik musi mieć ustawione hasło w programie SmartDental 2.0
- Smartfon z zainstalowaną aplikacją do generowania kodów, np.:
- Google Authenticator (Android / iPhone)
- Microsoft Authenticator (Android / iPhone)
Jak włączyć 2FA
Krok 1 - Otwórz edycję pracownika
Przejdź do Ustawienia → Pracownicy → wybierz pracownika → Edytuj.
Krok 2 - Kliknij "Konfiguruj 2FA"
W sekcji danych pracownika, pod polem hasła, znajdziesz przycisk Konfiguruj 2FA. Kliknij go.
Jeśli przycisk nie jest widoczny, oznacza to, że pracownik nie ma ustawionego hasła. Najpierw ustaw hasło, a następnie wróć do konfiguracji 2FA.
Krok 3 - Zeskanuj kod QR
Otworzy się okno z kodem QR. Otwórz aplikację Authenticator na telefonie i zeskanuj wyświetlony kod:
- Google Authenticator: Kliknij "+" → "Zeskanuj kod QR"
- Microsoft Authenticator: Kliknij "+" → "Inne konto" → zeskanuj kod
Jeśli nie możesz zeskanować kodu QR, możesz ręcznie wpisać klucz wyświetlony pod kodem QR w aplikacji Authenticator (opcja "Wpisz klucz ręcznie").
Krok 4 - Potwierdź kodem
W polu pod kodem QR wpisz 6-cyfrowy kod wyświetlany aktualnie w aplikacji Authenticator i kliknij Potwierdź.
Jeśli kod jest poprawny, 2FA zostanie aktywowane, a przyciski przy polu zmienią się na Wyłącz i Kody.
każde otwarcie okna konfiguracji tworzy nowy klucz. Jeśli w aplikacji Authenticator
masz już wpis SmartDental dla tego pracownika, usuń go - kody ze starego wpisu nigdy nie zadziałają.
Krok 5 - Zapisz kody zapasowe
Zaraz po potwierdzeniu program pokaże 10 jednorazowych kodów zapasowych. Każdy z nich zastępuje
kod z aplikacji Authenticator przy logowaniu - przydadzą się, gdy telefon zginie, padnie albo zostanie w domu.
Kody możesz skopiować, zapisać do pliku lub wydrukować. Przechowuj je w miejscu
niedostępnym dla osób postronnych, np. w zamykanej szufladzie - kod zapasowy działa jak hasło.
kody pokazujemy jeden jedyny raz. W bazie zapisywane są wyłącznie ich skróty, więc
później nie odczyta ich nikt - łącznie z serwisem SmartDental. Jeśli je zgubisz, wygeneruj nowy komplet.
Krok 6 - Zapisz zmiany
Kliknij Zapisz, aby zachować ustawienia pracownika.
kody zapasowe i konfiguracja 2FA zapisują się razem z kartą pracownika. Jeśli zamkniesz
kartę bez zapisania, wygenerowane kody przepadną razem z konfiguracją.
Kody zapasowe
Jak użyć kodu zapasowego
Podczas logowania, zamiast 6-cyfrowego kodu z aplikacji, wpisz w to samo pole jeden z kodów zapasowych.
Wielkość liter i myślniki nie mają znaczenia - M3G2M-SS36T, m3g2m ss36t i m3g2mss36t zadziałają tak samo.
Każdy kod działa tylko raz. Po użyciu program pokaże, ile kodów jeszcze zostało.
Ile kodów zostało
Otwórz edycję pracownika i najedź kursorem na przycisk Kody - podpowiedź pokaże liczbę
pozostałych kodów.
Nowy komplet kodów
Kliknij przycisk Kody w edycji pracownika i potwierdź. Program wygeneruje nowe 10 kodów,
a wszystkie poprzednie natychmiast przestaną działać. Pamiętaj o zapisaniu karty pracownika.
gdy kody się skończą, jedyną drogą do programu pozostaje aplikacja Authenticator.
Wygeneruj nowy komplet, zanim zejdziesz do zera.
Jak wygląda logowanie z 2FA
- Uruchom program SmartDental 2.0
- Wybierz swoje konto i wpisz hasło jak dotychczas
- Po poprawnym wpisaniu hasła pojawi się dodatkowe okno z prośbą o 6-cyfrowy kod
- Otwórz aplikację Authenticator na telefonie i wpisz aktualnie wyświetlany kod
- Kliknij OK
Jeśli kod jest poprawny - nastąpi logowanie do programu. Jeśli kod jest niepoprawny - logowanie zostanie odrzucone. Spróbuj ponownie z aktualnym kodem.
Kody zmieniają się co 30 sekund. Jeśli kod nie działa, poczekaj na wygenerowanie nowego kodu i spróbuj ponownie.
Zamiast kodu z aplikacji możesz w to samo pole wpisać kod zapasowy - patrz sekcja wyżej.
Kiedy program pyta o kod
O kod 2FA program prosi za każdym razem, gdy ustala, kto pracuje:
- przy logowaniu po uruchomieniu programu,
- przy zmianie użytkownika w trakcie pracy,
- przy wychodzeniu z modułu pacjenta,
- przy potwierdzaniu operacji wymagających konta administratora.
Jeśli w gabinecie zmiana użytkownika zdarza się bardzo często, można to złagodzić - patrz
sekcja Rzadsze pytanie o kod poniżej.
Gdy kod nie chce przejść
Kod 2FA wynika z aktualnego czasu, więc rozjechany zegar jest najczęstszą przyczyną odrzucenia
prawidłowego kodu. Program sam to rozpoznaje i mówi wprost, który zegar się rozjechał -
komputera czy telefonu - i o ile. Postępuj zgodnie z komunikatem:
- zegar telefonu - włącz w telefonie automatyczne ustawianie daty i godziny,
- zegar komputera - w Windows: Ustawienia → Czas i język → Data i godzina → Synchronizuj teraz.
jeśli komunikat mówi tylko „nieprawidłowy kod", sprawdź, czy nie odczytujesz go
ze starego wpisu SmartDental w aplikacji Authenticator. Po ponownej konfiguracji 2FA stary wpis
przestaje działać i trzeba go usunąć z telefonu.
Rzadsze pytanie o kod przy zmianie użytkownika
W gabinetach, gdzie recepcja przełącza użytkowników kilkadziesiąt razy dziennie, można ustawić,
przez ile godzin program nie pyta ponownie o kod przy zmianie użytkownika na tym samym stanowisku.
Przejdź do Ustawienia → Ustawienia interfejsu → przewiń na dół do sekcji
Bezpieczeństwo sesji → „Nie pytaj ponownie o kod 2FA przy zmianie użytkownika
przez (godz., 0 = zawsze pytaj)". Zakres 0-12 godzin, domyślnie 0.
Ustawienie jest wspólne dla całego gabinetu - nie ustawia się go osobno na każdym stanowisku.
Jak to działa:
- pominięcie dotyczy wyłącznie osoby, która kod na tym komputerze już wpisała - przełączenie
na innego pracownika z 2FA nadal wymaga kodu,
- pierwsze logowanie po uruchomieniu programu zawsze wymaga kodu,
- każde pominięcie zapisuje się w rejestrze logowań jako osobny wpis.
ta opcja świadomie osłabia ochronę przed osobą, która stoi przy odblokowanym stanowisku
i zna czyjeś hasło - czyli przed dokładnie tym, przed czym 2FA przy zmianie użytkownika chroni.
Domyślne 0 jest ustawieniem najbezpieczniejszym. Jeśli włączasz tolerancję, odnotuj tę decyzję
w dokumentacji ochrony danych gabinetu.
2FA w aplikacji mobilnej (zdalny dostęp)
Pracownik z włączonym 2FA podaje kod również przy logowaniu do aplikacji mobilnej SmartDental
na telefonie lub tablecie (iOS i Android). Nic nie trzeba konfigurować osobno - to ten sam kod
z tej samej aplikacji Authenticator, którego używa w programie na komputerze. Wpis SmartDental
zeskanowany przy włączaniu 2FA w programie działa w obu miejscach.
Jak wygląda logowanie:
- W aplikacji mobilnej wpisz nazwę użytkownika i hasło jak dotychczas
- Po poprawnym haśle aplikacja poprosi o 6-cyfrowy kod
- Wpisz kod aktualnie wyświetlany w aplikacji Authenticator
Zamiast kodu możesz wpisać kod zapasowy - działa tak samo jak w programie i również tylko raz.
Kod zapasowy zużyty na telefonie przepada także w programie na komputerze.
Kilka zasad:
- Na wpisanie kodu jest 5 minut od podania hasła. Po tym czasie zaloguj się od nowa.
- Po 5 błędnych kodach aplikacja odmawia dalszych prób - trzeba zacząć od wpisania hasła.
- Aplikacja nie pyta o kod przy każdym otwarciu. Logowanie z kodem jest wymagane ponownie
po dłuższym nieużywaniu aplikacji, a najpóźniej co 30 dni, nawet przy codziennym korzystaniu.
- Włączenie lub wyłączenie 2FA pracownikowi, a także zmiana hasła, kończy jego sesje
w aplikacji mobilnej na wszystkich telefonach - przy następnym użyciu zaloguje się od nowa.
- Pracownik bez włączonego 2FA loguje się do aplikacji samym hasłem, tak jak dotąd.
2FA włącza się i wyłącza wyłącznie w programie na komputerze, w karcie pracownika. Aplikacja
mobilna nie pokazuje kodu QR ani klucza.
logowanie z kodem wymaga aktualnej wersji aplikacji mobilnej ze sklepu App Store
lub Google Play. Starsza wersja nie ma pola na kod, dlatego pracownik z włączonym 2FA zobaczy
w niej komunikat o konieczności aktualizacji aplikacji i nie zaloguje się samym hasłem.
Info: kod w aplikacji mobilnej sprawdzany jest tym samym kluczem gabinetu co na komputerach,
zapisywanym w bazie danych od wersji programu 4.1.7.5. Jeśli prawidłowy kod działa
w programie, a aplikacja mobilna go odrzuca, upewnij się, że program na komputerach gabinetu
jest zaktualizowany, a jeśli to nie pomoże - skontaktuj się z serwisem SmartDental.
Logowania, wylogowania i próby logowania z błędnym hasłem z aplikacji mobilnej trafiają do
rejestru logowań z dopiskiem (aplikacja mobilna) - patrz
Rejestr dostępu do kartotek. Logowanie z kodem 2FA zapisuje
się dopiero po podaniu poprawnego kodu.
Jak wyłączyć 2FA
- Przejdź do Ustawienia → Pracownicy → wybierz pracownika → Edytuj
- Kliknij przycisk Wyłącz
- Potwierdź wyłączenie w oknie dialogowym
- Kliknij Zapisz
Od tego momentu logowanie będzie wymagało jedynie hasła. Kody zapasowe tego pracownika
przestają działać - po ponownym włączeniu 2FA program wygeneruje nowy komplet.
Usunięcie hasła pracownikowi również wyłącza 2FA razem z kodami zapasowymi.
Co zrobić, gdy pracownik stracił telefon
- Jeśli ma kody zapasowe - loguje się kodem zapasowym, a po zalogowaniu konfiguruje 2FA
na nowym telefonie (edycja pracownika → Wyłącz, potem Konfiguruj 2FA).
- Jeśli kodów nie ma lub się skończyły - osoba z uprawnieniem do edycji pracowników
wyłącza mu 2FA w karcie pracownika, a po zalogowaniu konfigurujecie 2FA od nowa.
Dopóki włączanie 2FA jest wstrzymane, ponowna konfiguracja na nowym telefonie nie jest
możliwa. Po wyłączeniu 2FA pracownik loguje się samym hasłem.
"Na tym stanowisku nie można sprawdzić kodu 2FA"
Ten komunikat oznacza, że komputer, na którym się logujesz, nie może odczytać ustawień 2FA
tego pracownika. Zdarza się to zwykle na drugim i kolejnym komputerze gabinetu, gdy 2FA
włączono na innym stanowisku.
- Zaloguj się na komputerze, na którym włączono 2FA - tam kod działa.
- Albo poproś osobę z uprawnieniem do edycji pracowników o wyłączenie 2FA w karcie pracownika.
- Jeśli chcesz zachować 2FA na wszystkich komputerach, skontaktuj się z serwisem SmartDental.
