Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu zarządzania gabinetem
Jak działa e-podpis w SmartDental oraz jak wystawiać, edytować i dodawać zgody, wywiady i inne dokumenty pacjenta.
E-podpis zastępuje papierowe zgody, wywiady i oświadczenia tabletem z rysikiem. Program generuje dokument z szablonu i uzupełnia go danymi pacjenta, placówki i pracownika, pacjent czyta go i podpisuje na ekranie, a gotowy plik PDF trafia od razu do jego karty. Bez drukowania, skanowania i teczek.
Rozwiązanie łączy dwa elementy:
Podpis jest zaawansowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS. Dokument zapisuje się jako PDF z zabezpieczoną integralnością, a wraz z podpisem rejestrowana jest biometria rysika (siła nacisku, prędkość) jako dowód autentyczności. Kiedy podpis na tablecie wystarcza, a kiedy lepiej sięgnąć po papier - patrz Moc prawna podpisu na tablecie.
Dokumenty i podpisy zostają na serwerze w gabinecie. Tablet komunikuje się z komputerem przez sieć lokalną, więc dane pacjentów nie trafiają do żadnej chmury i działają także przy awarii internetu.
Podpis składany w aplikacji Signatus to zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 26 rozporządzenia eIDAS - potwierdza to opinia prawna kancelarii CMS przygotowana dla producenta aplikacji (Anasoft, 2022). Zgodnie z art. 25 ust. 1 eIDAS takiemu podpisowi nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym tylko dlatego, że ma postać elektroniczną.
| Dokument | Co mówią przepisy | Tablet |
|---|---|---|
| Wywiad, ankieta zdrowotna, oświadczenia, upoważnienia, zgoda RODO, zalecenia pozabiegowe | Brak wymogu szczególnej formy | Tak |
| Zgoda na leczenie zachowawcze, endodontyczne, protetyczne, higienizację, wybielanie | Zgoda może być wyrażona nawet ustnie (art. 17 ust. 4 ustawy o prawach pacjenta) | Tak |
| Zgoda na zabieg operacyjny albo metodę o podwyższonym ryzyku, np. chirurgiczne usunięcie zęba, implantacja, sterowana regeneracja kości, sedacja | Forma pisemna (art. 18 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta) | Patrz niżej |
O tym, czy dany zabieg jest operacyjny lub stwarza podwyższone ryzyko, decyduje lekarz - przykłady w tabeli są poglądowe.
Formę pisemną spełnia podpis własnoręczny (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego) albo kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78¹ KC). Ustawa dopuszcza też zgodę wyrażoną przez Internetowe Konto Pacjenta lub podpisem osobistym (art. 18 ust. 1a ustawy o prawach pacjenta). Podpisu biometrycznego na tablecie przepisy nie wymieniają, a prawnicy są podzieleni, czy spełnia on formę pisemną.
Co to oznacza w praktyce:
Zgodę na zabieg chirurgiczny wystawisz z tego samego szablonu - w oknie Dokumenty pacjenta zamiast Wyślij dokumenty na tablet użyj ikony drukarki przy pliku. Podpisany oryginał przechowuj w dokumentacji papierowej. Skan w karcie pacjenta to wygodna kopia robocza, ale sam skan nie zastępuje oryginału - do tego potrzebne jest odwzorowanie cyfrowe potwierdzone podpisem kwalifikowanym, zaufanym, osobistym albo pieczęcią elektroniczną gabinetu.
Biometria podpisu może być traktowana jako dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO). Jako administrator danych uwzględnij ją w rejestrze czynności przetwarzania i w klauzuli informacyjnej dla pacjentów, a w razie wątpliwości skonsultuj z inspektorem ochrony danych.
Opis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny: październik 2026.
Pacjent i pracownik medyczny nie muszą podpisywać dokumentu w tym samym momencie - każdy składa swój podpis wtedy, kiedy mu wygodnie.
| Składnik | Uwagi |
|---|---|
| Moduł dokumentów i e-podpisu w SmartDental | W ramach licencji programu |
| Licencja aplikacji Signatus | Opłata miesięczna za każdy tablet |
| Tablet z aktywnym rysikiem | Zakup jednorazowy |
Zalecamy tablety z Androidem - są najprostsze we wdrożeniu i najmniej awaryjne w codziennej pracy. Sprawdzonym modelem jest Samsung Galaxy Tab S6 Lite lub nowszy z serii S: rysik S-Pen jest w zestawie i natywnie rejestruje siłę nacisku. Obsługiwane są również iPad z Apple Pencil (iOS 13+) oraz urządzenia z Windows i aktywnym piórem, ale ich uruchomienie wymaga więcej pracy.
Uruchomienie e-podpisu przeprowadza serwis Software Clinic. Konfiguracja usługi na komputerze, adresacji sieciowej i aplikacji na tablecie to jednorazowa czynność wdrożeniowa - instrukcję z ustawieniami dla Twojego gabinetu przekazujemy indywidualnie przy wdrożeniu. Aby umówić uruchomienie, skontaktuj się z nami.
Cały moduł dokumentów i e-podpisu jest domyślnie ukryty. Włącza się go jednym ustawieniem:
Po ponownym otwarciu ustawień w drzewie po lewej stronie pojawiają się dwie nowe pozycje:
| Pozycja w Ustawieniach | Do czego służy |
|---|---|
| Edytor dokumentów do e-podpisu Signatus | Szablony zgód, wywiadów i oświadczeń (opisany niżej) |
| Ustawienia serwera e-podpisu | Stan usługi i lista urządzeń Urządzenie do e-Podpisu nr 1...5 - tam sprawdzisz, czy e-podpis działa i które tablety są używane |
W karcie pacjenta, na liście pacjentów i w terminarzu pojawia się jednocześnie pozycja Dokumenty do druku | e-podpisu Signatus.
W tej samej sekcji Edytor dokumentów jest druga opcja - Edytor dokumentów Wacom. To starszy, osobny mechanizm podpisu, niepowiązany z Signatusem. Jeżeli pracujesz na tablecie z aplikacją Signatus, zaznaczasz wyłącznie opcję „Włącz drukowanie dokumentów i e-podpis Signatus".
Wskazówka: Ustawienie zapisuje się w bazie danych, więc obowiązuje na wszystkich stanowiskach - wystarczy włączyć je raz, na dowolnym komputerze. Jeżeli po zaznaczeniu opcji i ponownym otwarciu ustawień nowe pozycje się nie pojawiają, oznacza to, że licencja programu nie obejmuje modułu dokumentów - skontaktuj się z nami.
Okno dokumentów otworzysz na trzy sposoby - wszędzie kryje się pod tą samą nazwą Dokumenty do druku | e-podpisu Signatus:
Otwarte okno Dokumenty pacjenta prowadzi przez kolejne kroki:
Po prawej stronie okna widać panele tabletów. Przy każdym urządzeniu wyświetla się pacjent, który jest na nim obsługiwany, oraz leżące na nim pliki. Po podpisaniu klikasz Wyślij dokumenty do karty - dopiero wtedy dokument staje się częścią dokumentacji.
Usunięcie plików z tabletu kasuje je bezpowrotnie. Jeśli dokument ma zostać w dokumentacji, najpierw prześlij go do karty pacjenta.
Każdy dokument powstaje jako plik PDF. Ikona drukarki przy pliku otwiera go w domyślnym programie do PDF, skąd możesz go wydrukować. Podwójne kliknięcie otwiera podgląd, w którym da się wypełnić pola formularza na komputerze i zapisać - przydatne, gdy dokument uzupełnia recepcja, a nie pacjent na tablecie.
Przycisk Wyślij mailem wysyła zaznaczone dokumenty na adres e-mail pacjenta, w plikach zabezpieczonych hasłem (szczegóły: Wysyłka dokumentacji mailem).
Wszystkie zgody, wywiady i oświadczenia powstają z szablonów, które możesz zmieniać i uzupełniać o własne. Edytor znajdziesz w Ustawienia → Edytor dokumentów do e-podpisu Signatus.
Górna część okna to Lista szablonów z filtrami Rodzaj (Stomatologia, Medycyna ogólna, Inne), Kategoria oraz polem Szukaj. W tabeli widzisz kolumny:
| Kolumna | Znaczenie |
|---|---|
| Nazwa dokumentu | Nazwa widoczna przy wystawianiu dokumentów |
| Kategoria | Grupa w drzewie wyboru (Zgody na leczenie, Wywiady, Oświadczenia, Skierowania, Informacje, Wskazania po zabiegach, wersje ENG albo własna kategoria gabinetu) |
| Oryginał | Szablon fabryczny, dostarczony z programem |
| Aktywny | Czy szablon pojawia się na liście przy wystawianiu dokumentów |
Program zawiera komplet gotowych szablonów: wywiady lekarsko-stomatologiczne (pełne i krótkie), zgody na leczenie zachowawcze, endodontyczne, protetyczne, chirurgiczne, implantologiczne i ortodontyczne, zgody na wybielanie, higienizację, zabieg laserem, sedację i znieczulenie, wskazania pozabiegowe, skierowania, oświadczenia o upoważnieniach, zgodę na przetwarzanie danych osobowych, wniosek o udostępnienie dokumentacji oraz część z nich w wersji angielskiej.
Na liście możesz zaznaczyć kilka szablonów naraz (z klawiszem Ctrl lub Shift) i usunąć je jednym poleceniem Usuń z menu pod prawym przyciskiem myszy. Program pyta wtedy o potwierdzenie, podając liczbę zaznaczonych szablonów.
Obok listy szablonów jest panel Kategorie dokumentów. Wpisz nazwę w pole nad przyciskami i kliknij Dodaj, żeby założyć własną kategorię, np. Implanty albo Dokumenty dla dzieci. Zaznaczoną kategorię możesz też Zmień nazwę albo Usuń. Przy każdej kategorii widać, ile ma szablonów PDF.
Szablon przenosisz do innej kategorii w jego edycji, w polu Kategoria dokumentu. Kategorię da się usunąć dopiero wtedy, gdy jest pusta - program podpowie, ile szablonów i dokumentów pacjentów trzeba najpierw przenieść.
Kategorie są wspólne dla szablonów PDF do e-podpisu i szablonów dokumentów tekstowych.
Szablon fabryczny najlepiej zostawić bez zmian i zrobić z niego własną wersję:
Jeżeli chcesz, żeby nowa wersja zastąpiła fabryczną w codziennej pracy, w oryginalnym szablonie odznacz opcję Wyświetlaj przy dodawaniu dokumentacji. Zniknie z listy wyboru, ale nadal będzie w programie.
Uwaga: Szablony dostarczone z programem można też usunąć, ale aktualizacja programu ich nie przywróci - program ostrzega o tym przed usunięciem. Jeśli chcesz szablon tylko schować, odznacz Wyświetlaj przy dodawaniu dokumentacji zamiast go kasować. Usunięcie szablonu nie rusza dokumentów już wystawionych pacjentom - to gotowe pliki PDF.
W polu Kto podpisuje ustawiasz dla szablonu, czyje pola podpisu program doda na końcu dokumentu:
| Opcja | Co trafia do dokumentu |
|---|---|
| Wg wyboru przy wysyłce na tablet | Podpisy osób zaznaczonych w kroku Wybierz osoby uprawnione do podpisu |
| Pacjent (lub przedstawiciel, opiekun) | Tylko podpis po stronie pacjenta - pacjenta albo zaznaczonego przedstawiciela lub opiekuna |
| Tylko pracownik medyczny | Tylko podpis pracownika medycznego |
| Pacjent i pracownik medyczny | Podpis pacjenta (lub przedstawiciela, opiekuna) i pracownika medycznego |
Ustawienie z szablonu ma pierwszeństwo przed wyborem w oknie wystawiania dokumentów. Dzięki temu np. zgoda na zabieg zawsze dostanie podpis lekarza, nawet jeśli przy wysyłce nikt nie zaznaczy Podpis pracownika medycznego, a informacja dla pacjenta nie będzie wymagała podpisu personelu. Jeżeli szablon wymaga podpisu pacjenta, a po stronie pacjenta nikogo nie zaznaczono, program sam doda pole podpisu pacjenta.
Treść budujesz z elementów dodawanych jeden po drugim:
| Rodzaj elementu | Do czego służy |
|---|---|
| Tekst | Akapit treści, np. klauzula zgody |
| Pole tekstowe | Miejsce do wpisania odpowiedzi (może być wieloliniowe) |
| Pole testowe z opcją wyboru | Pytanie z przyciskami odpowiedzi: Tak / Nie albo Tak / Nie / Nie wiem (są też wersje angielskie) |
| Pole zaznaczenia | Pojedynczy checkbox do odhaczenia |
| Pole podpisu | Miejsce na podpis rysikiem |
| Lewy nagłówek / Prawy nagłówek | Nagłówek dokumentu z danymi placówki i pacjenta |
| Odstęp | Pusta przerwa między elementami |
Dla każdego elementu ustawiasz Treść, Wyrównanie treści (do lewej lub wyśrodkowane), czcionkę (Nazwa, Styl: normalny, pogrubiony, kursywa, przekreślony, Rozmiar) oraz szerokość i wysokość. Kolejność elementów zmieniasz przeciągając wiersze na liście, a menu pod prawym przyciskiem myszy daje opcje Dodaj, Edytuj, Duplikuj, Usuń - duplikowanie oszczędza sporo pracy przy powtarzalnych pytaniach wywiadu.
Każde pole do wypełnienia ma Identyfikator elementu, a jego początek decyduje o tym, czy pole jest obowiązkowe:
| Rodzaj pola | Identyfikator zaczyna się od | Znaczenie |
|---|---|---|
| Pole tekstowe | TC | Wymagane - pacjent musi je wypełnić |
| Pole tekstowe | TO | Opcjonalne |
| Pole podpisu | SC | Podpis wymagany |
| Pole podpisu | SO | Podpis dodatkowy |
Identyfikatory nie mogą się powtarzać w obrębie jednego dokumentu - program pilnuje tego przy zapisie. Przy polu podpisu ustawiasz dodatkowo Rodzaj podpisu: Wymagalny albo Dodatkowy. Dzięki temu tablet nie pozwoli zamknąć dokumentu, w którym brakuje obowiązkowego podpisu lub odpowiedzi.
Zaznaczenie Pole pracownika oznacza pole wypełniane przez personel, a nie przez pacjenta. Wartość domyślna pozwala wstawić do pola gotową treść.
Nagłówek generuje się automatycznie: po lewej pieczątka placówki wraz z logo (z ustawień placówki), po prawej miejscowość, data i dane pacjenta. W treści elementów możesz też użyć znaczników, które program podmienia przy generowaniu dokumentu:
| Znacznik | Co wstawia |
|---|---|
@placowka# |
Nazwę placówki |
@pieczatkaplacowki# |
Pełne dane placówki (pieczątka) |
@pieczatkapacjenta# |
Dane pacjenta |
@lekarz# |
Dane pracownika medycznego |
Edytor nie obsługuje tabel ani wstawiania własnych grafik do treści. Logo pobierane jest wyłącznie z ustawień placówki i pojawia się w nagłówku.
Przyciski Eksportuj szablony i Importuj szablony zapisują i wczytują pojedynczy szablon jako plik XML. To najprostszy sposób, żeby przenieść własną zgodę do drugiej placówki albo przekazać ją nam do sprawdzenia.
Zgody marketingowe i organizacyjne prowadzone są osobno od dokumentów do podpisu. W karcie pacjenta znajdziesz ikonę Zgody pacjenta i żądania RODO, która otwiera Rejestr zgód pacjenta.
Aby odnotować zgodę, wypełnij sekcję Odnotuj udzieloną zgodę:
Zgodę wycofujesz przyciskiem Wycofaj zaznaczoną. Wpis nie znika z rejestru - dopisywana jest data wycofania, dzięki czemu widać całą historię. Zbiorczy podgląd dla wszystkich pacjentów daje raport Rejestr zgód pacjentów z filtrem Tylko aktywne zgody.
Jeżeli zgodę pacjent podpisał na tablecie, w rejestrze wybierz źródło Podpis elektroniczny i wskaż podpisany dokument jako dowód zgody. Rejestr odpowiada wtedy na pytanie „czy i kiedy pacjent wyraził zgodę", a karta pacjenta przechowuje sam podpisany plik.
Konfigurację techniczną e-podpisu (uruchomienie usługi, ustawienia sieci i tabletu) przeprowadza serwis Software Clinic - skontaktuj się z nami, a przekażemy instrukcję przygotowaną dla Twojego gabinetu.
Używamy plików cookie i podobnych technologii, aby poprawić komfort korzystania z naszej witryny.
