Ułatwienia dostępu
Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu zarządzania gabinetem
Jak działa e-podpis w SmartDental oraz jak wystawiać, edytować i dodawać zgody, wywiady i inne dokumenty pacjenta.
E-podpis zastępuje papierowe zgody, wywiady i oświadczenia tabletem z rysikiem. Program generuje dokument z szablonu i uzupełnia go danymi pacjenta, placówki i pracownika, pacjent czyta go i podpisuje na ekranie, a gotowy plik PDF trafia od razu do jego karty. Bez drukowania, skanowania i teczek.
Rozwiązanie łączy dwa elementy:
Podpis jest zgodny z rozporządzeniem eIDAS oraz Rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie dokumentacji medycznej. Dokument zapisuje się jako PDF z zabezpieczoną integralnością, a wraz z podpisem rejestrowana jest biometria rysika (siła nacisku, prędkość) jako dowód autentyczności.
Dokumenty i podpisy zostają na serwerze w gabinecie. Tablet komunikuje się z komputerem przez sieć lokalną, więc dane pacjentów nie trafiają do żadnej chmury i działają także przy awarii internetu.
Pacjent i pracownik medyczny nie muszą podpisywać dokumentu w tym samym momencie - każdy składa swój podpis wtedy, kiedy mu wygodnie.
| Składnik | Uwagi |
|---|---|
| Moduł dokumentów i e-podpisu w SmartDental | W ramach licencji programu |
| Licencja aplikacji Signatus | Opłata miesięczna za każdy tablet |
| Tablet z aktywnym rysikiem | Zakup jednorazowy |
Zalecamy tablety z Androidem - są najprostsze we wdrożeniu i najmniej awaryjne w codziennej pracy. Sprawdzonym modelem jest Samsung Galaxy Tab S6 Lite lub nowszy z serii S: rysik S-Pen jest w zestawie i natywnie rejestruje siłę nacisku. Obsługiwane są również iPad z Apple Pencil (iOS 13+) oraz urządzenia z Windows i aktywnym piórem, ale ich uruchomienie wymaga więcej pracy.
Uruchomienie e-podpisu przeprowadza serwis Software Clinic. Konfiguracja usługi na komputerze, adresacji sieciowej i aplikacji na tablecie to jednorazowa czynność wdrożeniowa - instrukcję z ustawieniami dla Twojego gabinetu przekazujemy indywidualnie przy wdrożeniu. Aby umówić uruchomienie, skontaktuj się z nami.
Cały moduł dokumentów i e-podpisu jest domyślnie ukryty. Włącza się go jednym ustawieniem:
Po ponownym otwarciu ustawień w drzewie po lewej stronie pojawiają się dwie nowe pozycje:
| Pozycja w Ustawieniach | Do czego służy |
|---|---|
| Edytor dokumentów do e-podpisu Signatus | Szablony zgód, wywiadów i oświadczeń (opisany niżej) |
| Ustawienia serwera e-podpisu | Stan usługi i lista urządzeń Urządzenie do e-Podpisu nr 1...5 - tam sprawdzisz, czy e-podpis działa i które tablety są używane |
W karcie pacjenta, na liście pacjentów i w terminarzu pojawia się jednocześnie pozycja Dokumenty do druku | e-podpisu Signatus.
W tej samej sekcji Edytor dokumentów jest druga opcja - Edytor dokumentów Wacom. To starszy, osobny mechanizm podpisu, niepowiązany z Signatusem. Jeżeli pracujesz na tablecie z aplikacją Signatus, zaznaczasz wyłącznie opcję „Włącz drukowanie dokumentów i e-podpis Signatus".
Wskazówka: Ustawienie zapisuje się w bazie danych, więc obowiązuje na wszystkich stanowiskach - wystarczy włączyć je raz, na dowolnym komputerze. Jeżeli po zaznaczeniu opcji i ponownym otwarciu ustawień nowe pozycje się nie pojawiają, oznacza to, że licencja programu nie obejmuje modułu dokumentów - skontaktuj się z nami.
Okno dokumentów otworzysz na trzy sposoby - wszędzie kryje się pod tą samą nazwą Dokumenty do druku | e-podpisu Signatus:
Otwarte okno Dokumenty pacjenta prowadzi przez kolejne kroki:
Po prawej stronie okna widać panele tabletów. Przy każdym urządzeniu wyświetla się pacjent, który jest na nim obsługiwany, oraz leżące na nim pliki. Po podpisaniu klikasz Wyślij dokumenty do karty - dopiero wtedy dokument staje się częścią dokumentacji.
Usunięcie plików z tabletu kasuje je bezpowrotnie. Jeśli dokument ma zostać w dokumentacji, najpierw prześlij go do karty pacjenta.
Każdy dokument powstaje jako plik PDF. Ikona drukarki przy pliku otwiera go w domyślnym programie do PDF, skąd możesz go wydrukować. Podwójne kliknięcie otwiera podgląd, w którym da się wypełnić pola formularza na komputerze i zapisać - przydatne, gdy dokument uzupełnia recepcja, a nie pacjent na tablecie.
Przycisk Wyślij mailem wysyła zaznaczone dokumenty na adres e-mail pacjenta, w plikach zabezpieczonych hasłem (szczegóły: Wysyłka dokumentacji mailem).
Wszystkie zgody, wywiady i oświadczenia powstają z szablonów, które możesz zmieniać i uzupełniać o własne. Edytor znajdziesz w Ustawienia → Edytor dokumentów do e-podpisu Signatus.
Górna część okna to Lista szablonów z filtrami Rodzaj (Stomatologia, Medycyna ogólna, Inne), Kategoria oraz polem Szukaj. W tabeli widzisz kolumny:
| Kolumna | Znaczenie |
|---|---|
| Nazwa dokumentu | Nazwa widoczna przy wystawianiu dokumentów |
| Kategoria | Grupa w drzewie wyboru (Zgody na leczenie, Wywiady, Oświadczenia, Skierowania, Informacje, Wskazania po zabiegach, wersje ENG) |
| Oryginał | Szablon fabryczny, dostarczony z programem |
| Aktywny | Czy szablon pojawia się na liście przy wystawianiu dokumentów |
Program zawiera komplet gotowych szablonów: wywiady lekarsko-stomatologiczne (pełne i krótkie), zgody na leczenie zachowawcze, endodontyczne, protetyczne, chirurgiczne, implantologiczne i ortodontyczne, zgody na wybielanie, higienizację, zabieg laserem, sedację i znieczulenie, wskazania pozabiegowe, skierowania, oświadczenia o upoważnieniach, zgodę na przetwarzanie danych osobowych, wniosek o udostępnienie dokumentacji oraz część z nich w wersji angielskiej.
Szablonów fabrycznych nie da się skasować (program blokuje to komunikatem „Nie możesz usunąć oryginalnego szablonu"), ale możesz zrobić z nich własną wersję:
Jeżeli chcesz, żeby nowa wersja zastąpiła fabryczną w codziennej pracy, w oryginalnym szablonie odznacz opcję Wyświetlaj przy dodawaniu dokumentacji. Zniknie z listy wyboru, ale nadal będzie w programie.
Treść budujesz z elementów dodawanych jeden po drugim:
| Rodzaj elementu | Do czego służy |
|---|---|
| Tekst | Akapit treści, np. klauzula zgody |
| Pole tekstowe | Miejsce do wpisania odpowiedzi (może być wieloliniowe) |
| Pole testowe z opcją wyboru | Pytanie z przyciskami odpowiedzi: Tak / Nie albo Tak / Nie / Nie wiem (są też wersje angielskie) |
| Pole zaznaczenia | Pojedynczy checkbox do odhaczenia |
| Pole podpisu | Miejsce na podpis rysikiem |
| Lewy nagłówek / Prawy nagłówek | Nagłówek dokumentu z danymi placówki i pacjenta |
| Odstęp | Pusta przerwa między elementami |
Dla każdego elementu ustawiasz Treść, Wyrównanie treści (do lewej lub wyśrodkowane), czcionkę (Nazwa, Styl: normalny, pogrubiony, kursywa, przekreślony, Rozmiar) oraz szerokość i wysokość. Kolejność elementów zmieniasz przeciągając wiersze na liście, a menu pod prawym przyciskiem myszy daje opcje Dodaj, Edytuj, Duplikuj, Usuń - duplikowanie oszczędza sporo pracy przy powtarzalnych pytaniach wywiadu.
Każde pole do wypełnienia ma Identyfikator elementu, a jego początek decyduje o tym, czy pole jest obowiązkowe:
| Rodzaj pola | Identyfikator zaczyna się od | Znaczenie |
|---|---|---|
| Pole tekstowe | TC | Wymagane - pacjent musi je wypełnić |
| Pole tekstowe | TO | Opcjonalne |
| Pole podpisu | SC | Podpis wymagany |
| Pole podpisu | SO | Podpis dodatkowy |
Identyfikatory nie mogą się powtarzać w obrębie jednego dokumentu - program pilnuje tego przy zapisie. Przy polu podpisu ustawiasz dodatkowo Rodzaj podpisu: Wymagalny albo Dodatkowy. Dzięki temu tablet nie pozwoli zamknąć dokumentu, w którym brakuje obowiązkowego podpisu lub odpowiedzi.
Zaznaczenie Pole pracownika oznacza pole wypełniane przez personel, a nie przez pacjenta. Wartość domyślna pozwala wstawić do pola gotową treść.
Nagłówek generuje się automatycznie: po lewej pieczątka placówki wraz z logo (z ustawień placówki), po prawej miejscowość, data i dane pacjenta. W treści elementów możesz też użyć znaczników, które program podmienia przy generowaniu dokumentu:
| Znacznik | Co wstawia |
|---|---|
@placowka# |
Nazwę placówki |
@pieczatkaplacowki# |
Pełne dane placówki (pieczątka) |
@pieczatkapacjenta# |
Dane pacjenta |
@lekarz# |
Dane pracownika medycznego |
Edytor nie obsługuje tabel ani wstawiania własnych grafik do treści. Logo pobierane jest wyłącznie z ustawień placówki i pojawia się w nagłówku.
Przyciski Eksportuj szablony i Importuj szablony zapisują i wczytują pojedynczy szablon jako plik XML. To najprostszy sposób, żeby przenieść własną zgodę do drugiej placówki albo przekazać ją nam do sprawdzenia.
Zgody marketingowe i organizacyjne prowadzone są osobno od dokumentów do podpisu. W karcie pacjenta znajdziesz ikonę Zgody pacjenta i żądania RODO, która otwiera Rejestr zgód pacjenta.
Aby odnotować zgodę, wypełnij sekcję Odnotuj udzieloną zgodę:
Zgodę wycofujesz przyciskiem Wycofaj zaznaczoną. Wpis nie znika z rejestru - dopisywana jest data wycofania, dzięki czemu widać całą historię. Zbiorczy podgląd dla wszystkich pacjentów daje raport Rejestr zgód pacjentów z filtrem Tylko aktywne zgody.
Jeżeli zgodę pacjent podpisał na tablecie, w rejestrze wybierz źródło Podpis elektroniczny i wskaż podpisany dokument jako dowód zgody. Rejestr odpowiada wtedy na pytanie „czy i kiedy pacjent wyraził zgodę", a karta pacjenta przechowuje sam podpisany plik.
Konfigurację techniczną e-podpisu (uruchomienie usługi, ustawienia sieci i tabletu) przeprowadza serwis Software Clinic - skontaktuj się z nami, a przekażemy instrukcję przygotowaną dla Twojego gabinetu.
