Czym jest seria numeracji?
Seria numeracji to osobna, niezależna numeracja dokumentów sprzedaży. Każda seria ma własny format numeru i własne liczniki - numery z jednej serii nie mają wpływu na numery z drugiej.
Serie są potrzebne wtedy, gdy w jednym programie pracują dwa podmioty rozliczeniowe (dwóch podatników), np. spółka i jednoosobowa działalność lekarza. Każdy podatnik musi mieć własną, ciągłą numerację faktur.
Jeżeli w gabinecie jest jeden podatnik, nic nie musisz zmieniać. Po aktualizacji programu istnieje jedna seria domyślna, do której należą wszystkie gabinety i cała dotychczasowa historia dokumentów. Kolejny nadany numer jest dokładnie taki, jaki byłby bez aktualizacji.
Gdzie to skonfigurować
Otwórz Ustawienia → Numeracja dokumentów | Stawki VAT. Ekran ma dwie listy:
- Serie numeracji - lista serii z przyciskami Dodaj, Edytuj, Usuń,
- Stawki VAT - słownik stawek używanych na dokumentach.
Lista serii pokazuje:
| Kolumna |
Opis |
| Nazwa serii |
Nazwa własna, np. „Numeracja spółki”, „JDG dr Kowalski” |
| Źródło numeru |
numeracja lokalna (numer nadaje SmartDental) albo Fakturownia |
| Gabinety |
Miejsca udzielania świadczeń, które korzystają z tej serii |
Okno właściwości serii
Po kliknięciu Dodaj lub Edytuj otworzy się okno serii. Ustawiasz w nim:
Dane serii
- Nazwa serii - opisowa nazwa widoczna na listach i w raportach,
- Numery nadaje Fakturownia - patrz sekcja Numeracja z Fakturowni.
| Pole |
Opis |
| Dokument |
Typ dokumentu, dla którego ustawiasz format: Faktura, Rachunek, KP, Faktura zaliczkowa, Faktura korygująca |
| Oznaczenie |
Prefiks/sufiks numeru, np. FV, FV-JDG (do 20 znaków) |
| Numeracja miesięczna / roczna |
Czy licznik zeruje się co miesiąc, czy co rok |
| Rozpocznij numerację od numeru |
Numer startowy - przydatny przy przenoszeniu numeracji z innego programu |
| Format numeru |
Cztery listy określające kolejność części numeru: numer w miesiącu, numer w roku, oznaczenie, miesiąc, rok |
| Przykładowy numer |
Podgląd na żywo - pokazuje, jak będzie wyglądał numer przy bieżących ustawieniach |
Ustawienia każdego typu dokumentu zapisują się w momencie przełączenia pola Dokument. Możesz więc ustawić fakturę, przejść na rachunek, ustawić rachunek i dopiero na końcu kliknąć Zapisz - nic nie przepadnie.
Ważne: Faktura, rachunek i KP mają osobne liczniki, nawet jeżeli mają identyczny format numeru. Wcześniej przy identycznej konfiguracji potrafiły korzystać ze wspólnego licznika.
Ustawienia wspólne dla wszystkich stanowisk
Format numeru jest zapisywany w bazie danych, a nie na stanowisku. Wystarczy ustawić go raz - wszystkie komputery w gabinecie od razu numerują tak samo.
We wcześniejszych wersjach każde stanowisko trzymało własną kopię ustawień numeracji i konfiguracja potrafiła się po cichu rozjechać (np. po ponownej instalacji programu na jednym komputerze). Przy aktualizacji ustawienia są odtwarzane z ostatnio nadanych numerów, więc numeracja jest kontynuowana bez zmian.
Przypisanie gabinetu do serii
Serię wskazujesz przy gabinecie, a nie w oknie serii:
- Otwórz Ustawienia → Miejsca udzielania świadczeń,
- Wejdź w dane gabinetu i przejdź na zakładkę Dane nadawcy faktury,
- W polu Seria numeracji wybierz właściwą serię,
- Zapisz.
Zasada jest prosta:
- kilka miejsc udzielania świadczeń tego samego podatnika może wskazywać tę samą serię - wtedy dzielą jedną numerację,
- odrębny podatnik (np. JDG lekarza) dostaje własną serię.
Na zakładce Dane nadawcy faktury ustawiasz też dane sprzedawcy (nazwa, NIP, adres, konto bankowe) dla tego gabinetu. Razem z serią numeracji tworzy to komplet danych drugiego podmiotu - zobacz Gabinety, placówki i stanowiska.
Nowo dodany gabinet trafia do serii domyślnej. Rozdzielenie numeracji jest zawsze świadomą decyzją.
Wystawca na dokumencie
W oknie wpłaty, obok dat sprzedaży i wystawienia, jest pole Wystawca - wskazuje gabinet (podmiot), w imieniu którego wystawiany jest dokument.
- Pole pojawia się tylko wtedy, gdy jest z czego wybierać (przy jednym gabinecie jest ukryte).
- Dla nowego dokumentu podpowiada się gabinet, na który zalogowane jest stanowisko. Możesz go zmienić - numer dokumentu zostanie wtedy nadany z serii tego wystawcy.
- Dla dokumentu, który ma już nadany numer, lista jest zawężona do gabinetów korzystających z tej samej serii. Nadany numer należy do serii, więc dokument nie może „przejść” do cudzej numeracji. Przełączanie między gabinetami dzielącymi jedną serię zmienia wyłącznie dane na pieczątce.
Wystawca zapisuje się razem z dokumentem. Dzięki temu wydruk faktury, korekta oraz wysyłka do Fakturowni i KSeF zawsze używają danych tego, kto dokument wystawił.
We wcześniejszych wersjach dane sprzedawcy brane były z gabinetu, na który akurat zalogowane jest stanowisko. Przedruk starej faktury z innego komputera potrafił wydrukować cudzą pieczątkę i cudzy NIP, a ponowna wysyłka trafiała na konto drugiego podmiotu. Teraz podmiot wynika z samego dokumentu.
Faktura korygująca dziedziczy podmiot po fakturze korygowanej - numer korekty pochodzi z tej samej serii, co dokument pierwotny. Zobacz Faktura korygująca.
Numeracja z Fakturowni
Jeżeli w oknie serii zaznaczysz Numery nadaje Fakturownia:
- numer nadany przez Fakturownię staje się numerem dokumentu w SmartDental,
- pole numeru w oknie wpłaty jest ukryte (numer pojawia się dopiero po odpowiedzi z Fakturowni),
- lokalny licznik nie jest zużywany, a pola formatu numeru w oknie serii są wyszarzone.
Wcześniej dokument miał równolegle numer lokalny i numer z Fakturowni, przez co w lokalnej numeracji powstawały luki po numerach, których nigdy nie wystawiono. Numery już wystawione nie są zmieniane - dokumenty sprzed aktualizacji zachowują swój dotychczasowy numer.
Konfiguracja samego połączenia z Fakturownią: KSeF - integracja z fakturownia.pl.
Powtórzony numer
Program pilnuje, żeby ten sam numer nie pojawił się dwa razy w obrębie jednej serii. Ten sam numer w dwóch odrębnych seriach (dwóch podatników) jest poprawny i nie jest blokowany.
Numeracja w raportach
W raporcie Raporty → Raport rozliczeń wg dokumentów sprzedaży dostępne są kolumny Dane placówki i Seria numeracji. Przy dwóch podatnikach pozwalają zestawić przychód w rozbiciu na podmiot, zamiast jednej wspólnej listy.
Usuwanie serii
Serii nie można usunąć, jeżeli:
- jest przypisana do jakiegokolwiek gabinetu, albo
- nadała już choć jeden numer dokumentu.
To zabezpieczenie - inaczej wystawione dokumenty straciłyby powiązanie ze swoją numeracją. Aby wycofać serię z użycia, przepnij gabinety na inną serię; historia pozostaje nienaruszona.
Jak wdrożyć drugi podmiot - krok po kroku
- Ustawienia → Numeracja dokumentów | Stawki VAT → Dodaj serię, nadaj nazwę (np. „JDG dr Kowalski”),
- Ustaw format numeru dla każdego typu dokumentu, który będzie wystawiany (zwykle Faktura i KP); użyj innego Oznaczenia niż w serii podstawowej, np.
FV-JDG,
- Ustawienia → Miejsca udzielania świadczeń → wskaż gabinet drugiego podmiotu → zakładka Dane nadawcy faktury → wybierz nową serię i uzupełnij dane sprzedawcy (nazwa, NIP, adres, konto),
- Jeżeli drugi podmiot ma własne konto w Fakturowni - dodaj je w Ustawienia → KSEF i przypisz do tej placówki,
- Przy wystawianiu dokumentu wybierz właściwego Wystawcę w oknie wpłaty.
Zobacz też
