Czym jest saldo pacjenta?
Saldo pacjenta to różnica między sumą wpłat dokonanych przez pacjenta a sumą kwot należnych za wizyty. Informuje o tym, czy pacjent ma nadpłatę, niedopłatę, czy jest rozliczony.
W SmartDental wyróżniamy dwa rodzaje salda:
| Rodzaj salda |
Opis |
| Saldo ogólne |
Bilans zwykłych wpłat (gotówka, karta, przelew) vs. kwoty do zapłaty za wizyty |
| Saldo planów leczenia |
Bilans wpłat zaliczkowych na plany leczenia vs. wartość procedur ściągniętych z planów |
Oba salda wyświetlane są w zakładce Rozliczenia w karcie pacjenta, w górnej części ekranu.
Saldo ogólne - jak jest obliczane?
Saldo ogólne = Wpłaty ogólne - Zabiegi ogólne
- Wpłaty ogólne - suma wszystkich wpłat pacjenta z kategorią inną niż "Zaliczka na plan leczenia"
- Zabiegi ogólne - suma kwot do zapłaty ze wszystkich wizyt pacjenta pomniejszona o wartość procedur ściągniętych z planów leczenia
Procedury ściągnięte z planu leczenia (powiązane z planem) nie obciążają salda ogólnego - są rozliczane wyłącznie w saldzie planów leczenia. Dzięki temu, jeśli pacjent ma na koncie zaliczkę na plan leczenia, dodatkowe wizyty poza planem są poprawnie pokazywane jako niedopłata na saldzie ogólnym, niezależnie od stanu zaliczki na planie.
Interpretacja kolorów salda
| Wartość |
Kolor |
Znaczenie |
| Ujemna (np. −250,00 zł) |
Czerwony |
Pacjent ma niedopłatę |
| Zero (0,00 zł) |
Czarny |
Pacjent jest rozliczony |
| Dodatnia (np. 100,00 zł) |
Zielony |
Pacjent ma nadpłatę |
Saldo planów leczenia - jak jest obliczane?
Saldo planów leczenia = Suma wpłat zaliczkowych - Wartość procedur ściągniętych z planów
- Suma wpłat zaliczkowych - suma wszystkich wpłat pacjenta z kategorią "Zaliczka na plan leczenia"
- Wartość procedur ściągniętych z planów - suma cen procedur (po rabatach) ze wszystkich wizyt, które zostały przeniesione z planów leczenia
Interpretacja kolorów
Identyczna jak dla salda ogólnego - czerwony (niedopłata), czarny (zero), zielony (nadpłata).
Przykład 1: Pacjent ma plan leczenia o wartości 5 000 zł. Wpłacił zaliczkę 2 000 zł. Z planu ściągnięto procedury za 3 000 zł. Saldo planów leczenia = 2 000 − 3 000 = −1 000 zł (czerwone - niedopłata).
Przykład 2 - dwa salda jednocześnie: Pacjent ma plan na 2 000 zł i wpłacił całą zaliczkę 2 000 zł. Z planu zrealizowano dotąd procedury za 800 zł. Dziś miał dodatkową wizytę poza planem za 300 zł.
- Saldo planów leczenia = 2 000 − 800 = +1 200 zł (zaliczka jeszcze pokryje 1 200 zł niezrealizowanego planu)
- Saldo ogólne = 0 − 300 = −300 zł (pacjent ma do dopłaty 300 zł za wizytę poza planem)
Oba salda są od siebie niezależne - nadwyżka zaliczki na plan nie kompensuje niedopłaty z wizyt poza planem i odwrotnie.
Dodawanie wpłaty na konto planu leczenia
Wpłata na plan leczenia to zaliczka, którą pacjent wpłaca z góry na poczet zaplanowanych zabiegów.
Krok 1 - Otwórz okno wpłaty
W karcie pacjenta przejdź do zakładki Rozliczenia i kliknij przycisk + (zielony) w prawym górnym rogu.
Krok 2 - Wybierz kategorię "Zaliczka na plan leczenia"
W polu Kategoria wybierz pozycję Zaliczka na plan leczenia. Po wybraniu tej kategorii uaktywni się pole wyboru planu leczenia.
Krok 3 - Wskaż plan leczenia
Z rozwijanej listy Plan leczenia wybierz konkretny plan, na który ma zostać zaksięgowana wpłata. Lista zawiera wszystkie aktywne plany leczenia danego pacjenta.
Krok 4 - Wprowadź kwotę i zapisz
Wpisz kwotę wpłaty w polu Wpłacono, wybierz sposób wpłaty (Gotówka, Karta, Przelew itp.) i opcjonalnie zaznacz checkbox dokumentu, aby wystawić fakturę zaliczkową. Kliknij Zapisz.
Wpłaty z kategorią „Zaliczka na plan leczenia" nie są wliczane do salda ogólnego - trafiają wyłącznie do salda planów leczenia.
Ściąganie procedur z planu leczenia do wizyty
Ściąganie procedur z planu leczenia polega na przeniesieniu zaplanowanych zabiegów do bieżącej wizyty pacjenta, tak aby zostały zrealizowane i rozliczone.
Krok 1 - Otwórz wizytę pacjenta
W oknie wizyty, w sekcji Zabiegi / Procedury, kliknij przycisk Dodaj z planu leczenia.
Krok 2 - Wybierz procedury z planu
Otworzy się okno z listą planów leczenia pacjenta i ich pozycjami. Zaznacz procedury, które chcesz przenieść do wizyty.
Krok 3 - Potwierdź oznaczenie jako wykonane
Po zatwierdzeniu wyboru program zapyta, czy oznaczyć wybrane pozycje w planie leczenia jako wykonane (Completed). Jeżeli potwierdzisz - pozycje te zostaną oznaczone w planie i nie będą mogły być ponownie ściągnięte.
Co dzieje się po ściągnięciu?
- Wybrane procedury zostają dodane do listy zabiegów bieżącej wizyty z zachowaniem wszystkich danych (ząb, kod, nazwa, cena, rabaty)
- Procedury w planie leczenia zostają oznaczone jako wykonane (jeśli potwierdzono)
- Wartość ściągniętych procedur jest wliczana do salda planów leczenia (zwiększa stronę „należności")
- Wartość ściągniętych procedur nie wchodzi do salda ogólnego - nawet jeśli zostały dopisane do wizyty, są rozliczane wyłącznie w saldzie planów leczenia
- Powiązanie procedury z planem leczenia jest zapisywane automatycznie
Jeśli wizyta była już wcześniej zapisana, program poprosi o podanie powodu modyfikacji wizyty, zanim pozwoli dodać procedury z planu.
Wyrównanie sald pacjentów
Narzędzie Wyrównanie sald pacjentów zeruje ujemne salda ogólne wskazanych pacjentów, tworząc dla nich wpłaty wyrównujące. Służy do porządków - po migracji ze starego programu, przy starych nieściągalnych niedopłatach albo przy błędach z okresu wdrożenia.
Znajdziesz je w Ustawienia → Narzędzia → Wyrównanie sald pacjentów. Samo wyrównanie wymaga potwierdzenia hasłem administratora - program poprosi o nie tuż przed utworzeniem wpłat (na liście są tylko osoby z kategorią Administracja, konto Administrator oraz użytkownicy z uprawnieniem do konfiguracji programu).
To narzędzie porządkowe, a nie sposób rozliczania pacjentów. Bieżące wpłaty przyjmuj normalnie w karcie pacjenta - zobacz Rozliczanie pacjenta.
Jak z niego korzystać
Ekran pokazuje wszystkich pacjentów z ujemnym saldem ogólnym - kolumny Pacjent, Należności, Wpłacono i Saldo. Kwoty liczone są tak samo jak w karcie pacjenta, więc zgadzają się z zakładką Rozliczenia; pacjenci usunięci z kartoteki nie są pokazywani.
- Zaznacz pacjentów - pojedynczo albo przyciskami Zaznacz wszystkich / Odznacz wszystkich,
- Sprawdź podsumowanie pod listą (liczba zaznaczonych pacjentów i łączna kwota wyrównań),
- Kliknij Wyrównaj salda zaznaczonych,
- Potwierdź operację hasłem administratora i zatwierdź komunikat z liczbą pacjentów i sumą,
- Program utworzy wpłaty i odświeży listę - wyrównani pacjenci z niej znikną.
Operacja obejmuje wszystkich zaznaczonych pacjentów naraz. Przed kliknięciem sprawdź podsumowanie - łatwo zaznaczyć wszystkich, gdy w rzeczywistości chodzi tylko o pacjentów sprzed konkretnej daty.
Co dokładnie powstaje
Dla każdego zaznaczonego pacjenta tworzona jest jedna wpłata w kwocie równej niedopłacie (saldo wraca do zera), z dzisiejszą datą, rodzajem płatności Wyrównanie salda i opisem informującym, że powstała automatycznie. Nie są wystawiane żadne dokumenty sprzedaży - nie ma faktury, rachunku, KP ani paragonu.
Narzędzie dotyczy wyłącznie salda ogólnego - sald planów leczenia nie rusza.
Wpłaty wyrównujące w raportach
W raporcie Raporty → Raport rozliczeń wg dokumentów sprzedaży wpłaty wyrównujące mają własny filtr Wyrównanie salda, domyślnie odznaczony - dzięki temu nie zawyżają utargu ani zestawień kasowych. Aby je zobaczyć (np. żeby sprawdzić lub wycofać operację), zaznacz ten filtr i wygeneruj raport ponownie.
Wyrównanie da się wycofać - wpłaty usuwa się jak każde inne, pojedynczo w karcie pacjenta albo po odszukaniu ich w raporcie. Saldo wróci wtedy do poprzedniej wartości. Pamiętaj, że wyrównania nie są przychodem gabinetu - to zapis porządkowy.
Podsumowanie - schemat przepływu finansowego
Wpłata zwykła Zaliczka na plan leczenia
│ │
▼ ▼
Saldo ogólne Saldo planów leczenia
▲ ▲
│ │
Procedury i protetyka z wizyt Procedury ściągnięte z planu
(BEZ procedur z planu leczenia) (wartość wykonanych zabiegów)
Kategorie wpłat w systemie
| Kategoria |
Wpływa na |
Opis |
| Standardowa |
Saldo ogólne |
Zwykła wpłata za wizytę |
| Zaliczka ogólna |
Saldo ogólne |
Zaliczka na poczet przyszłych wizyt - rozliczana w ramach salda ogólnego |
| Rozliczenie zaliczki |
Saldo ogólne |
Rozliczenie wcześniej wpłaconej zaliczki ogólnej |
| Zaliczka na plan leczenia |
Saldo planów leczenia |
Zaliczka na poczet konkretnego planu leczenia - rozliczana w ramach osobnego salda planów leczenia |
| Wyrównanie salda |
Saldo ogólne |
Wpłata porządkowa zerująca starą niedopłatę - tworzona narzędziem Wyrównanie sald pacjentów |
Zaliczka ogólna i zaliczka na plan leczenia to dwa różne rodzaje zaliczek. Zaliczka ogólna trafia do salda ogólnego i może być rozliczona z dowolną wizytą. Zaliczka na plan leczenia trafia do osobnego salda planów leczenia i jest rozliczana wyłącznie z procedurami ściągniętymi z danego planu leczenia.
Zobacz też
