Kiedy się przydaje
Program pozwala wydać dane w formie, którą można komuś przekazać - niezależnie od kopii zapasowej, która służy wyłącznie do odtworzenia gabinetu po awarii. Typowe sytuacje:
- pacjent prosi o kopię swojej dokumentacji medycznej,
- dokumentację trzeba udostępnić innej placówce, organowi lub ubezpieczycielowi,
- gabinet zmienia oprogramowanie i potrzebuje kompletu danych w otwartym formacie,
- z kliniki odchodzi lekarz i zabiera dokumentację swoich pacjentów,
- trzeba wykazać kontrolującemu, że przekazany komplet danych był pełny.
Eksporty zapisują dane w formacie XML (dane z bazy) oraz w oryginalnych plikach PDF i graficznych (dokumenty, zgody, zdjęcia). Odpowiada to wymaganiu udostępniania dokumentacji w postaci elektronicznej.
Eksport kartoteki jednego pacjenta
Najczęstszy przypadek - pacjent prosi o kopię dokumentacji.
- Otwórz kartę pacjenta i przejdź na zakładkę Dokumenty.
- Kliknij Eksport kartoteki pacjenta (XML + dokumenty + zdjęcia).
- Wskaż folder docelowy (najlepiej pusty katalog na nośniku, który przekażesz pacjentowi).
Program zakłada w nim podfolder o nazwie złożonej z numeru pacjenta i daty (np. 1234_kartoteka_20260813_1740), a w środku umieszcza:
| Zawartość |
Co obejmuje |
| Pliki XML |
dane pacjenta, wizyty, historia leczenia, plany, wpłaty, rozpoznania, dokumenty - każdy zakres w osobnym pliku |
| Folder Docs |
dokumenty i podpisane zgody pacjenta, także te przygotowane do podpisu i pochodzące ze stanowisk |
| Folder RTG |
zdjęcia pacjenta, również te przechowywane w zewnętrznym katalogu zdjęć |
_eksport_manifest.txt |
spis zawartości: data eksportu, wersja programu i liczba rekordów w każdym pliku |
Po zakończeniu program pyta: „Czy odnotować udostępnienie dokumentacji w rejestrze udostępnień?". Odpowiedź Tak otwiera Rejestr udostępnionej dokumentacji dla tego pacjenta.
Odnotuj udostępnienie od razu - w rejestrze podajesz m.in. komu wydano dokumentację (pacjent, inna osoba albo organ/podmiot). Wpis w rejestrze jest osobnym obowiązkiem i nie powstaje automatycznie, bo to Ty decydujesz, czy dane wyjście plików było faktycznym udostępnieniem dokumentacji, czy np. czynnością techniczną.
Uwaga: Jeśli któregoś pliku zdjęcia brakuje na dysku, program dokończy eksport i wypisze listę brakujących plików w komunikacie końcowym. Warto ją przeczytać przed przekazaniem nośnika.
Eksport wszystkich danych gabinetu do XML
Służy do przekazania całości danych - np. przy zmianie oprogramowania albo na potrzeby kontroli.
Otwórz Narzędzia → Eksport wszystkich danych do XML i wskaż folder docelowy. Program zapisuje w nim:
- każdy zakres danych z bazy jako osobny plik XML - lista buduje się automatycznie, więc obejmuje również dane dodane w nowszych wersjach programu (m.in. kartę periodontologiczną, skierowania, wyniki badań, podpisy elektroniczne, płatności online czy rejestr udostępnionej dokumentacji),
- foldery
Docs i RTG z plikami pacjentów, wraz z podfolderami stanowisk, dokumentów przygotowanych i miniatur,
- plik
_eksport_manifest.txt - data eksportu, wersja programu oraz liczba wyeksportowanych rekordów w każdym zakresie.
Pomijane są wyłącznie dane techniczne: konfiguracja programu, certyfikaty wraz z hasłami oraz klucze dostępowe do usług zewnętrznych. Każdy pominięty zakres jest wymieniony w manifeście, więc widać, czego w eksporcie nie ma i dlaczego.
Błąd pojedynczego zakresu danych albo pliku nie przerywa całej operacji - reszta danych jest eksportowana, a lista problemów pojawia się na końcu i trafia do manifestu.
Wskazówka: Manifest jest najprostszym dowodem kompletności przekazanych danych - dołącz go do nośnika i zachowaj jego kopię u siebie.
Eksport danych lekarzy
Narzędzie przygotowuje dokumentację pacjentów leczonych przez wskazanych lekarzy - przydatne, gdy lekarz kończy współpracę z kliniką i przejmuje opiekę nad swoimi pacjentami.
Otwórz Narzędzia → Eksport danych lekarzy (archiwum). W oknie:
- Zaznacz lekarzy objętych eksportem (przyciski Zaznacz wszystkich / Odznacz).
- Ustal zakres eksportu:
| Opcja |
Co daje |
| Wpisy innych lekarzy u tych pacjentów |
pełna historia leczenia pacjenta, a nie tylko wpisy zaznaczonych lekarzy |
| Kartoteki pozostałych lekarzy, którzy wykonali te wpisy |
przy wpisach widać, kto je wykonał |
| Licz także wizyty, na których lekarz był asystą |
poszerza listę pacjentów o wizyty z asystą |
| Terminarz, rezerwacje i powiadomienia |
grafik i historia umówień |
| Wpłaty i rozliczenia |
dane finansowe pacjentów |
| Prace protetyczne |
zlecenia i prace laboratoryjne |
| Słowniki (procedury, rozpoznania, ICD, kategorie) |
żeby wpisy miały czytelne nazwy po odtworzeniu |
| Historia zmian dokumentacji |
ślad rewizyjny wpisów |
| Pliki pacjentów (zdjęcia RTG i dokumenty) |
zawartość folderów RTG i Docs |
- Kliknij Eksportuj i wskaż miejsce zapisu.
Eksport obejmuje pacjentów, którzy mieli co najmniej jedną wizytę u zaznaczonych lekarzy. Dane gabinetów oraz konto administratora dołączane są zawsze, żeby odtworzone wpisy miały komplet powiązań i żeby dało się zalogować do przekazanych danych.
Wynikiem jest archiwum ZIP w formacie kopii zapasowej programu - odtwarza się je dokładnie tak jak zwykłą kopię, opisaną w artykule Kopia zapasowa danych (archiwizacja).
Odtwarzanie zawsze wgrywa dane do bazy skonfigurowanej w połączeniu danego stanowiska. Przekazane archiwum odtwarzaj wyłącznie na pustej bazie (np. na komputerze lekarza, który je otrzymał) - nigdy na stanowisku pracującym na bazie gabinetu, bo zastąpi ona bieżące dane.
Rejestr eksportów - raport „Historia eksportów danych"
Program zapisuje każdy eksport i każdą elektroniczną wysyłkę danych: kto, kiedy, jaką operację wykonał, jakiego pacjenta dotyczyła i dokąd trafiły dane.
Rejestrowane są:
- eksport wszystkich danych do XML,
- eksport kartoteki pacjenta,
- eksport zaznaczonych zdjęć,
- eksport danych lekarzy,
- wysyłka dokumentów i zdjęć pacjenta e-mailem.
Zestawienie znajdziesz w Raporty → Dokumentacja → Historia eksportów danych. Filtrujesz je po pracowniku, pacjencie i okresie, a wynik możesz wydrukować lub wyeksportować.
| Kolumna |
Zawartość |
| Data |
data i godzina operacji |
| Rodzaj eksportu |
typ operacji (eksport całości, kartoteki pacjenta, zdjęć, danych lekarzy, wysyłka e-mail) |
| Pacjent |
kogo dotyczyła operacja (puste przy eksportach obejmujących cały gabinet) |
| Pracownik |
kto ją wykonał |
| Cel |
folder docelowy albo adres e-mail odbiorcy |
| Szczegóły |
m.in. nazwy plików, lista lekarzy objętych eksportem lub opis napotkanych problemów |
Rejestr eksportów to zapis techniczny - nie zastępuje rejestru udostępnionej dokumentacji, który prowadzi się osobno dla każdego udostępnienia dokumentacji medycznej.
Rejestr dostępu do kartotek - kto zaglądał do karty
Rejestr eksportów odpowiada na pytanie, co wyszło z gabinetu. Rejestr dostępu odpowiada na inne:
kto zaglądał do kartoteki, nawet jeśli niczego nie wydał ani nie wysłał.
Program zapisuje:
- otwarcie karty pacjenta,
- otwarcie wizyty,
- otwarcie okna z dokumentami i zdjęciami pacjenta.
Zestawienie znajdziesz w Raporty → Dokumentacja → Rejestr dostępu do kartotek. Filtrujesz je po
pracowniku, pacjencie i okresie, a wynik możesz wydrukować.
| Kolumna |
Zawartość |
| Data |
data i godzina dostępu |
| Rodzaj dostępu |
karta pacjenta, wizyta, dokumenty i zdjęcia |
| Pacjent |
czyjej kartoteki dotyczył dostęp |
| Pracownik |
kto ją otworzył |
| Stanowisko |
komputer i konto systemowe, na którym to nastąpiło |
Nazwiska zapisywane są w chwili dostępu, więc wpis pozostaje czytelny także po scaleniu kart
pacjenta czy zmianie nazwiska. Wpisy są wyłącznie dopisywane - program nie ma żadnej funkcji ich
kasowania ani edycji.
to pierwszy raport, po który warto sięgnąć przy skardze pacjenta na dostęp do jego
dokumentacji oraz przy pytaniu kontroli o kontrolę dostępu.
Info: powtórzenia tego samego dostępu w krótkim odstępie (odświeżenie okna, zamknięcie i
ponowne otwarcie karty w trakcie jednej rozmowy) zapisywane są jako jeden wpis - rejestr pokazuje
realne zajrzenia, a nie każde kliknięcie.
Uprawnienia i dobre praktyki
- Eksport kartoteki pacjenta oraz narzędzia eksportu wymagają odpowiedniego uprawnienia użytkownika - zwykłe konto recepcyjne nie powinno mieć możliwości wyniesienia całej bazy. Zobacz Uprawnienia użytkowników.
- Wynik eksportu to dane niezaszyfrowane. Przekazuj je na nośniku zabezpieczonym hasłem albo w archiwum z hasłem, a nie zwykłym pendrivem „na chwilę".
- Nie zostawiaj folderu eksportu na pulpicie stanowiska - po przekazaniu danych usuń go z komputera.
- Odnotuj udostępnienie w rejestrze udostępnionej dokumentacji i zachowaj potwierdzenie odbioru.
- Przed przekazaniem sprawdź
_eksport_manifest.txt - liczby rekordów pokazują, czy eksport rzeczywiście objął to, co miał objąć.
Zobacz też
