Ułatwienia dostępu
Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu zarządzania gabinetem
Co przygotować po stronie operatora Zadarma, żeby SmartDental rozpoznawał dzwoniących pacjentów - konto, doładowanie, zamówienie i aktywacja numeru, centrala telefoniczna, poczta głosowa i klucze API.
Po połączeniu telefonii Zadarma z programem recepcja widzi, kto dzwoni, zanim odbierze:
Żeby to zadziałało, gabinet musi mieć własne konto u operatora Zadarma z aktywnym numerem i włączoną centralą telefoniczną. Ten artykuł prowadzi przez tę część krok po kroku.
Zadarma to niezależny operator telefoniczny. Konto zakładasz na dane swojej placówki, sam opłacasz numer i to Ty jesteś jego abonentem. SmartDental tylko łączy się z tym kontem.
Przygotuj:
| Co | Po co |
|---|---|
| Adres e-mail placówki | konto operatora, najlepiej skrzynka ogólna, a nie prywatna jednej osoby |
| Dane firmy: nazwa, NIP, adres | dane abonenta numeru, muszą zgadzać się z dokumentami |
| Wpis do CEIDG albo odpis z KRS | weryfikacja przy aktywacji numeru |
| Dowód osobisty osoby zamawiającej | weryfikacja przy aktywacji numeru |
| Kartę płatniczą | doładowanie konta, z salda pobierany jest abonament |
Cała procedura to około godziny pracy, ale rozłożonej na jeden, dwa dni: między zamówieniem numeru a jego uruchomieniem operator weryfikuje dokumenty.
To pierwsza decyzja i warto podjąć ją świadomie, bo numer gabinetu jest na wizytówkach, w Google i na pieczątkach.
| Wariant | Na czym polega | Kiedy się sprawdza |
|---|---|---|
| Nowy numer | Zamawiasz numer miejski w swoim mieście | Nowy gabinet, drugi lokal, dodatkowa linia rejestracji |
| Przeniesienie numeru | Dotychczasowy numer przechodzi do Zadarmy | Chcesz zachować numer i uporządkować telefonię |
| Podłączenie obecnej linii | Numer zostaje u dzisiejszego operatora, do centrali podłączasz go jako linię zewnętrzną | Nie chcesz ruszać umowy z operatorem |
kuszące bywa najprostsze rozwiązanie, czyli przekierowanie połączeń ze starego numeru na nowy. Część operatorów pokazuje wtedy w polu dzwoniącego numer przekierowujący, czyli numer Twojego gabinetu, zamiast numeru pacjenta. Rozpoznawanie dzwoniącego pokazywałoby w kółko ten sam numer. Jeśli wybierzesz ten wariant, wykonaj połączenie testowe i sprawdź, czy program widzi numer dzwoniącego, zanim rozdasz nowe wizytówki.
Numer miejski warto dobrać numerem kierunkowym swojego miasta (22 Warszawa, 12 Kraków, 61 Poznań, 58 Gdańsk, 71 Wrocław, 42 Łódź). Numer z kierunkowym z drugiego końca Polski pacjenci biorą za call center.
w panelu operatora występują trzy różne hasła: do panelu, do konta SIP (telefonu) oraz sekret do integracji. Spisz od razu, który jest który - oszczędzi to szukania przy kolejnych zmianach.
Zadarma działa przedpłatowo: abonament za numer pobierany jest z salda konta. Puste saldo oznacza wyłączenie numeru, a razem z nim rozpoznawania dzwoniących.
doładuj konto przed zamówieniem numeru. Pierwszy abonament pobierany jest od razu przy podłączeniu numeru i przy pustym saldzie zamówienie się nie zakończy.
| Rodzaj | Abonament | Uwagi |
|---|---|---|
| Miejski (stacjonarny) | ok. 14 zł miesięcznie, ok. 7 zł przy opłacie za rok | Standardowy wybór dla gabinetu |
| Komórkowy | ok. 20 zł miesięcznie, ok. 10 zł przy opłacie za rok | Gdy zależy Ci na numerze komórkowym |
| Bezpłatny (800) | ok. 12 zł miesięcznie | Rzadko potrzebny w gabinecie |
ceny podano orientacyjnie. Aktualne stawki znajdziesz zawsze na stronie numerów w Polsce.
Polskie numery telefonów są objęte przepisami, więc operator uruchomi numer dopiero po sprawdzeniu, kto go zamawia.
Co wysłać:
Zasada, o którą najczęściej rozbija się aktywacja: przy numerze miejskim adres musi odpowiadać regionowi zamawianego numeru. Gabinet w Poznaniu nie dostanie numeru z kierunkowym 22 na poznański adres.
Jak to przebiega:
Centrala (w panelu: Moja centrala) jest bezpłatna i konieczna do współpracy z SmartDental. To ona informuje program o przychodzących połączeniach.
100, 101, 102.samo konto z numerem, bez utworzonej centrali, nie wystarczy. Bez niej program nie dostanie informacji o połączeniach i okno z danymi pacjenta się nie pokaże.
W sekcji Moja centrala → Numery wewnętrzne ustaw dla każdego stanowiska, gdzie ma dzwonić połączenie:
Najważniejsze jest stanowisko recepcji - to jego numer wewnętrzny wykorzystuje później funkcja oddzwaniania z programu.
rozpoznawanie dzwoniącego działa niezależnie od tego, na czym fizycznie odbierasz telefon. Możesz zacząć od aplikacji na telefonie recepcji, a telefony stacjonarne dokupić później.
W sekcji Połączenia przychodzące i menu głosowe ustal, jak rozkładają się telefony:
| Sposób | Kiedy pasuje |
|---|---|
| Jednocześnie u wszystkich | Mała recepcja, zależy Ci na jak najszybszym odebraniu |
| Po kolei | Najpierw recepcja, dopiero potem gabinet |
| Równomiernie | Kilka osób na rejestracji, telefony mają się rozkładać po równo |
Włącz też Godziny pracy: zaznacz dni i godziny przyjęć, dodaj przerwy i dni świąteczne. Poza godzinami skieruj połączenia na pocztę głosową albo na komunikat z zaproszeniem do rezerwacji online.
menu głosowe („wybierz 1, aby umówić wizytę") w małym gabinecie zwykle bardziej przeszkadza, niż pomaga - pacjent słucha zamiast rozmawiać. Ma sens dopiero przy naprawdę osobnych działach.
Utwórz dodatkowy scenariusz Automatyczna sekretarka, podaj adres e-mail dla wiadomości i nagraj własne powitanie.
Poza godzinami przyjęć to znacznie lepsze niż sygnał zajętości: pacjent zostawia wiadomość, a rejestracja oddzwania rano jednym kliknięciem z listy połączeń w programie.
Nagrywanie włącza się osobno dla każdego numeru wewnętrznego, w Moja centrala → Numery wewnętrzne. Nagrania trafiają do chmury operatora.
rozmowa z pacjentem to informacja o jego zdrowiu. Nagrywanie takich rozmów wymaga podstawy prawnej, ujęcia w dokumentacji RODO placówki oraz poinformowania dzwoniącego, że rozmowa jest nagrywana (zapowiedź ustawia się w Moja centrala → Połączenia przychodzące i menu głosowe → Powitanie). Nagrywanie jest też dodatkowo płatne poza pakietem bezpłatnym. Nie włączaj go „przy okazji" uruchamiania telefonii.
Na koniec potrzebne są dane, po których program łączy się z Twoim kontem u operatora.
klucz i sekret dają dostęp do całego konta telefonicznego, łącznie ze zlecaniem połączeń wychodzących. Traktuj je jak hasło: nie wysyłaj ich mailem ani komunikatorem osobom spoza placówki i swojego serwisu SmartDental.
Do ustawień programu (Ustawienia → Moduł telefonii VoIP) trafiają cztery wartości z panelu operatora:
| Pole w programie | Skąd je wziąć |
|---|---|
| Konto SIP | numer SIP konta albo numer wewnętrzny centrali |
| Numer callback | numer wewnętrzny recepcji, na przykład 100 - to na niego program zadzwoni najpierw, zanim połączy Cię z pacjentem |
| Klucz | klucz z sekcji Integracje i API |
| Hasło | sekret z sekcji Integracje i API |
Pozostała część uruchomienia jest techniczna: włączenie usługi w programie, przekierowanie połączeń przychodzących na komputer z bazą oraz ustawienia routera gabinetu. Tę część wykonuje serwis SmartDental - skontaktuj się z nami, gdy odhaczysz listę poniżej.
| Pozycja | Koszt |
|---|---|
| Konto u operatora | 0 zł |
| Centrala telefoniczna | 0 zł |
| Numery wewnętrzne | 0 zł |
| Podłączenie numeru miejskiego | zwykle 0 zł |
| Abonament numeru miejskiego | ok. 14 zł miesięcznie, taniej przy opłacie za rok |
| Połączenia przychodzące | 0 zł |
| Połączenia wychodzące | według cennika, pobierane z salda |
| Nagrywanie rozmów w chmurze | dodatkowo płatne poza pakietem bezpłatnym |
| Współpraca z SmartDental | bez dodatkowych opłat po stronie operatora |
Dla gabinetu z jednym numerem miejskim to kilkanaście złotych miesięcznie plus rozmowy wychodzące.
| Objaw | Co zrobić |
|---|---|
| Nie da się dokończyć zamówienia numeru | Doładuj konto - pierwszy abonament pobierany jest od razu (Krok 3) |
| Dokumenty odrzucone | Popraw czytelność skanów i sprawdź, czy adres odpowiada regionowi numeru (Krok 5) |
| Numer działał i przestał | Skończyły się środki na koncie. Doładuj je i włącz automatyczne doładowanie |
| Numer dzwoni, ale nikt tego nie słyszy | Numer nie jest przypisany do centrali albo numer wewnętrzny nie ma na czym dzwonić (Kroki 6 i 7) |
| Program pokazuje wciąż ten sam numer dzwoniącego | Połączenia idą przez przekierowanie od poprzedniego operatora, który podstawia własny numer. Rozwiązaniem jest przeniesienie numeru albo podłączenie linii (Krok 1) |
| Zgubiony sekret do integracji | Wygeneruj nową parę klucz i sekret, a potem popraw dane w ustawieniach programu (Krok 11) |
| Rozmowy urywają się przy kilku telefonach naraz | Sprawdź, ile rozmów prowadzicie równolegle - numer obsługuje ich domyślnie pięć - oraz jakość łącza internetowego |