Ułatwienia dostępu
Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu zarządzania gabinetem
Jak przenieść dokumenty i zdjęcia pacjentów z udostępnionego folderu sieciowego na serwer SFTP, do którego nie dosięgnie oprogramowanie szyfrujące dyski (ransomware). Co przygotować, jak włączyć to w programie i co oznaczają komunikaty.
Od wersji 4.1.7.0 program może przesyłać dokumenty i zdjęcia pacjentów przez SFTP, czyli szyfrowane połączenie z serwerem plików. To dodatkowa warstwa ochrony dokumentacji, szczególnie przed oprogramowaniem szyfrującym dane dla okupu (ransomware).
Przy SFTP archiwum nie jest widoczne w systemie Windows jako dysk ani folder sieciowy. Pliki otwiera i zapisuje wyłącznie SmartDental, więc złośliwe oprogramowanie, które przeszukuje dyski i zasoby sieciowe komputera, nie ma ich jak znaleźć.
Ponadto:
SFTP dotyczy dokumentów i zdjęć pacjentów. Połączenie z bazą danych zabezpiecza się osobno - opisuje to artykuł Szyfrowanie połączenia z bazą. Warto zrobić jedno i drugie.
Serwer plików dobiera się do tego, co gabinet już ma:
| Co stoi w gabinecie | Serwer plików |
|---|---|
| Brak NAS-a, baza na komputerze w gabinecie | ten sam komputer - program sam konfiguruje serwer wbudowany w Windows |
| Synology | usługa SFTP wbudowana w urządzenie, nic nie trzeba dokupować |
| QNAP | bezpłatny dodatek instalowany na urządzeniu |
| Serwer z Linuksem | standardowy serwer SFTP z systemu |
W żadnym wariancie nie trzeba kupować dodatkowych licencji.
Przygotowanie serwera, przeniesienie istniejących plików i sprawdzenie, czy wszystko działa, najlepiej zlecić informatykowi gabinetu albo naszemu serwisowi. To jednorazowa praca, zwykle po godzinach przyjęć. Dla informatyka mamy osobne instrukcje dla Windows, Synology i Linuksa - napisz do wsparcia, prześlemy właściwą.
Otwórz Ustawienia → Ustawienia sieciowe → Dokumenty i zdjęcia (SFTP).
Na górze okna program pisze, z czego korzysta w tym uruchomieniu: z udostępnionego katalogu sieciowego czy z SFTP i z jakim serwerem. Niżej są cztery ponumerowane sekcje, ułożone w kolejności wdrożenia. Wynik każdej operacji (testu, konfiguracji, budowania katalogu) pojawia się w polu na dole okna.
Ustawienia z tego okna zapisują się w bazie i obowiązują na wszystkich stanowiskach - wpisuje się je raz. Wyjątkiem są hasła i adres z tego stanowiska: te zostają na komputerze, na którym je wpisano.
Ten krok dotyczy tylko gabinetu bez NAS-a, w którym serwerem plików ma być ten sam komputer, na którym działa baza danych. Gabinet z Synology, QNAP albo serwerem z Linuksem pomija go i przechodzi do kroku 2.
Katalog archiwum nie musi leżeć na dysku systemowym, ale program nie pozwoli go założyć:
Program ostrzeże też, gdy na dysku zostaje mało miejsca. Archiwum dokumentacji rośnie latami, a pojedyncze badanie tomograficzne zajmuje setki megabajtów.
Do nowego katalogu trzeba jeszcze skopiować dotychczasowe dokumenty i zdjęcia pacjentów. Zrobi to informatyk albo nasz serwis - tak, żeby w czasie przełączania stanowiska na starym i na nowym sposobie widziały te same pliki.
Hasło konta stanowisk nie jest zapisywane w bazie i program nie pokaże go ponownie. To celowe: kopia bazy nie może dawać dostępu do dokumentacji. Jeśli hasło zginie, serwis ustawi nowe.
W sekcji 2. Połączenie z serwerem wpisz dane serwera plików. Po kroku 1 większość pól jest już wypełniona.
| Pole | Co wpisać |
|---|---|
| Adres serwera | adres serwera plików w sieci gabinetu, wspólny dla wszystkich stanowisk |
| Adres z tego stanowiska | zwykle puste; wypełnij tylko na komputerze, który widzi serwer pod innym adresem, np. łączy się z gabinetem przez VPN |
| Port | zwykle 22 |
| Użytkownik i Hasło | konto serwera plików przygotowane dla stanowisk |
| Katalog dokumentów i Katalog zdjęć | katalogi na serwerze, w których leżą pliki |
| Katalog modeli 3D | opcjonalnie, gdy gabinet importuje modele ze skanera wewnątrzustnego |
| Odcisk klucza serwera | wypełnia się sam przy pierwszym udanym teście |
Kliknij Testuj połączenie. Program połączy się z serwerem, sprawdzi oba katalogi i zapamięta odcisk klucza serwera. Od tej chwili rozpozna, czy łączy się z tym samym serwerem. Pod polami widać też, z którym adresem łączy się to stanowisko.
Jeśli przy teście pojawi się komunikat, że serwer przedstawił INNY klucz niż przypięty, a serwer nie był przeinstalowywany, nie akceptuj nowego klucza i skontaktuj się z serwisem. To może oznaczać, że coś w sieci podszywa się pod serwer plików.
Jeśli gabinet korzysta z podpisywania dokumentów na tablecie, usługa e-podpisu dostaje osobne konto na serwerze plików. Dzięki temu da się odciąć tablet bez ruszania stanowisk, a w dzienniku serwera widać, co przyszło z tabletu. Konto i hasło wpisuje się w sekcji Usługa e-podpisu (tablet) i sprawdza przyciskiem Testuj konto usługi. Puste pola oznaczają, że usługa działa tak jak dotąd.
Katalog plików to spis dokumentów i zdjęć pacjentów zapisany w bazie. Przy SFTP lista plików w karcie pacjenta powstaje właśnie z niego - przeglądanie serwera przy każdym otwarciu karty trwałoby za długo.
W sekcji 3. Katalog plików kliknij Zbuduj katalog plików. Program dopisze do spisu wszystkie pliki, które już leżą w dotychczasowych folderach dokumentów i zdjęć. Przy dużym archiwum trwa to kilka minut; postęp widać na pasku na dole okna, a budowanie można przerwać przyciskiem Przerwij.
Budowanie niczego nie kasuje ani nie nadpisuje, więc można je powtarzać - na przykład gdy ktoś wgrał pliki na serwer z pominięciem programu.
W sekcji 4. Włączenie zaznacz Pliki przez SFTP w całym gabinecie i potwierdź.
Program pozwoli to zrobić dopiero wtedy, gdy:
Włączenie dotyczy całego gabinetu i działa po ponownym uruchomieniu programu na każdym stanowisku.
Hasło konta SFTP trzeba wpisać na każdym stanowisku osobno - w kroku 2, w polu Hasło. Obok pola widać, czy hasło jest już zapisane na tym stanowisku. Stanowisko bez hasła zostanie przy udostępnionym katalogu i pokaże ostrzeżenie.
Przełącznik To stanowisko korzysta z udostępnionego katalogu wyłącza SFTP tylko na tym komputerze - np. takim, który nie ma dostępu do serwera plików. Pliki zapisane na nim nadal trafiają do katalogu plików, więc pozostałe stanowiska je zobaczą, o ile udostępniony folder wskazuje to samo miejsce co serwer SFTP. Docelowo takich wyjątków nie powinno być.
Jeśli przy uruchomieniu programu stanowisko nie połączy się z serwerem plików (wyłączony serwer, brak hasła, zmienione ustawienia), program od razu o tym informuje i podaje przyczynę. Do końca tego uruchomienia dokumenty i zdjęcia są zapisywane w udostępnionym katalogu sieciowym, a pozostałe stanowiska mogą ich nie widzieć.
Co zrobić:
Jeśli test nadal kończy się błędem - skontaktuj się z serwisem i prześlij treść komunikatu z dolnego pola okna.
Gdy wszystkie komputery pracują już przez SFTP, udostępnianie folderów DentalDocs i DentalRTG w sieci można wyłączyć. Dzięki temu ochrona SFTP obejmuje całe archiwum. Zrobi to informatyk albo nasz serwis - nie wcześniej niż po sprawdzeniu, że każde stanowisko łączy się z serwerem plików.
O tym, czego nie robić:
Przy SFTP kopie dokumentów i zdjęć robi sam serwer plików: na NAS-ie są to migawki (wersje plików, których nie da się nadpisać ze stanowiska) i kopia na drugi nośnik, na Windows - zadanie kopiujące archiwum na dysk zewnętrzny albo NAS. Ustawi to informatyk albo nasz serwis przy wdrożeniu.
Archiwizacja w programie nadal zabezpiecza bazę danych - nie wyłączaj jej. Po przejściu na SFTP warto jednak zaznaczyć w niej Archiwizuj wyłącznie bazę danych, bo pliki pacjentów ma już w kopii serwer.
Czy pracownicy zauważą zmianę? Nie. Dokumenty i zdjęcia otwierają się, dodają i drukują tak samo jak dotąd, z karty pacjenta. Zmienia się tylko droga, którą pliki przychodzą z serwera.
Czy program będzie działał wolniej? W praktyce nie. Stanowisko pobiera tylko ten plik, który ktoś otworzył, a miniatury zdjęć są przygotowywane z góry.
Czy da się to wyłączyć? Tak - wystarczy wyłączyć przełącznik Pliki przez SFTP w całym gabinecie i uruchomić program ponownie na stanowiskach. Pliki zapisane przez SFTP zostają na serwerze; jeśli udostępniony folder nie wskazuje tego samego miejsca, program ich nie pokaże. Przed wyłączeniem skontaktuj się z serwisem.
Co powiedzieć przy kontroli? Że dokumenty i zdjęcia pacjentów nie są udostępniane w sieci Windows, a stanowiska łączą się z serwerem plików szyfrowanym połączeniem SFTP, z weryfikacją klucza serwera. Stan widać w oknie Dokumenty i zdjęcia (SFTP) i można go pokazać na miejscu.
